Debitia es una innovadora Plataforma de Gestión de Cobranzas en México, diseñada para automatizar y optimizar el proceso de gestión de cuentas por cobrar. Nuestra Plataforma de Gestión de Cobranzas, facilita el contacto con los clientes mediante estrategias inteligentes y canales digitales como WhatsApp y email, ademas permite la autogestión de pagos, mejora la supervisión del equipo y proporciona análisis en tiempo real, lo que resulta en una recuperación de deudas más eficiente y efectiva. Ideal para empresas que buscan mejorar su flujo de efectivo y reducir cuentas por cobrar incobrables. La plataforma de Gestión de Cobranzas en México, Debitia, esta presente también LatinoAmérica, con clientes en México, Perú, Colombia, Panamá, Chile, Paraguay, Ecuador, Bolivia, Uruguay, Argentina y Centro América. Ayudamos hace mas de 15 años a todo tipo de empresa a Gestionar la Cobranza y las Cuentas por Cobrar, empresas, bancos, telefónicas, transporte, retail, si quiere conocernos agende una demo.

Gestión de Cobranzas en México, normativa, sanciones

Haremos una breve introducción sobre el proceso de cobranza, su importancia en la empresa, las estrategias de cobranza y luego definiremos que es un proceso de Gestión de Cobranzas, como automatizarlo, esto le permitirá organizar el proceso de gestión de cobranzas en forma eficiente. Compartiremos los pasos para hacer el proceso de gestión de cobranzas en forma eficiente. ¿Que es el Proceso de Gestión de Cobranzas y como organizarlo en su Empresa?, los cuatro pasos del proceso de cobranza en una empresa. Esta es la guiá mas completa que encontrará, dejamos links a otras publicaciones también. Ayudamos a las empresas a gestionar el proceso de gestión de cobranzas. La gestión de cobranzas coordina tres elementos clave, políticas de Cobranza, el proceso de cobranza y la estrategia de cobranzas.

Finalmente le presentaremos a Debitia, Sistema de Gestión de Cobranzas, presente en Latinoamérica. Un breve párrafo sobre la gestión de cobranzas en México y como cumplir con la normativa de cobranzas en México, cumpliendo la ley de cobranza en México.

Regulación y Supervisión de la gestión de Cobranza en México

Las leyes que rigen las cobranzas en México incluyen disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y el Código Penal Federal. Además, la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco) y la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) desempeñan roles cruciales en la regulación y supervisión de las prácticas de cobranza.

El Registro de Despachos de Cobranza (REDECO), administrado por la CONDUSEF, proporciona un mecanismo para que los usuarios presenten quejas y reclamaciones ante cualquier mala práctica de cobranza.

Definición de la Gestión de Cobranzas, ¿Que es la gestión de Cobranzas?

¿Que es la Gestión de Cobranzas?, Se define al proceso de Gestión de Cobranzas, de la siguiente forma: El proceso de gestión de cobranza es un conjunto de acciones y estrategias de cobro de deudas para cancelar pagos por la venta de un producto o servicio hacia clientes morosos. también podemos definir al proceso de Gestión de cobranzas como, un conjunto de acciones y estrategias de cobro de deudas para cancelar pagos por la venta de un producto o servicio hacia clientes morosos,  es el proceso de seguimiento y recuperación de los pagos pendientes de los clientes

La Gestión de Cobranzas tiene por objetivo transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa.Implementar una gestión de cobros sólida puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso financiero de una empresa. La gestión de cobranza implica el manejo y supervisión de la recuperación de pagos pendientes por parte de los clientes.

La gestión de cobranzas es un proceso fundamental para las empresas, ya que garantiza la recuperación de los pagos pendientes de los clientes, asegurando la liquidez y la salud financiera de la organización. Este proceso abarca desde el seguimiento y recordatorio de facturas y deudas hasta la toma de medidas legales si es necesario. La gestión de cobranzas es parte integral de la administración financiera de una empresa, ya que garantiza el flujo de efectivo y minimiza el riesgo de impago.

El proceso de gestión de cobranzas se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.

Gestión de Cobranzas en México, Ley de Cobranza en México, código de protección y defensa del consumidor, Profeco:

La gestión de cobranzas en México está regulada por leyes destinadas a proteger los derechos de los deudores y garantizar un proceso transparente. Comprender estas regulaciones es fundamental tanto para las instituciones financieras como para todo negocio que gestione cuentas por cobrar.

¿Cómo son las políticas de cobranza en México?

Estas políticas de cobranza consisten en un conjunto de normas y procedimientos que especifican cómo gestionar los créditos y asegurar el pago efectivo de los clientes. Establecer políticas de cobranza adecuadas es crucial para evitar pérdidas y, al mismo tiempo, aumentar considerablemente las ganancias.

La Gestión de Cobranzas, se realiza utilizando tres importantes elementos: Políticas de Cobranzas, Proceso de Cobranzas y Estrategia de Cobranzas

1- Definición y Utilización de políticas de cobranzas:

Definimos las políticas de cobranza como el mapa estratégico de una empresa para gestionar los pagos pendientes. En ese escenario, se plantean como directrices claras y justas que establecen cómo vamos a abordar las cuentas por cobrar. Es crucial implementar políticas de cobranza en cualquier empresa o entidad financiera debido a que proporcionan un marco estructurado para gestionar y recuperar deudas pendientes de manera eficiente.

Las políticas de cobranzas también se  definen como  los procedimientos y estrategias que se deben seguir para garantizar que los pagos se realicen a tiempo, minimizando así los riesgos financieros y manteniendo la salud económica de la organización. Además, las políticas de cobranza ayudan a establecer límites claros y plazos específicos para los clientes, fomentando la transparencia y la confianza en la relación comercial.

Estas políticas de cobranza consisten en un conjunto de normas y procedimientos que especifican cómo gestionar los créditos y asegurar el pago efectivo de los clientes.

Un ejemplo de política de cobranza podría incluir la emisión de recordatorios de pago a clientes con facturas vencidas, seguido de una serie de escalonamientos en las comunicaciones, como llamadas telefónicas y notificaciones por correo electrónico, antes de recurrir a medidas más severas, como la intervención de agencias de cobranza.

2- ¿Definición del proceso de cobranza? ¿como es el proceso de cobranza?

El proceso de cobranza se define como el procedimiento que realiza una empresa para obtener el pago de las deudas de los clientes de su cartera que han obtenido productos o servicios a crédito. Este proceso formal se utiliza para contactar a los clientes morosos y tramitar el pago de una cuenta por concepto de la compra de un producto o servicio. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de Cobranza. Es usual utilizar  distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas. El proceso de cobranza busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

El proceso de Cobranza, también puede definirse como un conjunto de actividades que se llevan a cabo para garantizar el pago de las deudas de manera oportuna. 

Importancia del proceso de gestión de cobranzas en una empresa

Como hemos mencionado antes, una adecuada gestión de cobranzas es necesaria para que la empresa goce de liquidez para pagar sus costos operativos y continuar en funcionamiento. El aumento del porcentaje de deudas atrasadas es un indicador de una mala gestión de las cobranzas, y una señal de alarma para la empresa, ya que, si no obtiene los pagos, tendrá problemas para pagar las facturas a sus propios proveedores y trabajadores, entre otros gastos empresariales.

3- ¿Que son las estrategias de cobranzas?

Las estrategias de cobranza se definen como el conjunto de acciones, procedimientos y métodos de cobranza que utilizaremos con el objetivo de gestionar el recupero de la cartera vencida. Las estrategias de cobranza, nos permiten organizar el proceso de cobranza en forma automática.  Utilizando las estrategias de cobranza seremos capaces de ordenar la gestión de cartera vencida y las tareas que debemos realizar en cada segmento o estado del clientes morosos, para obtener los pagos correspondientes.

Las Estrategias de cobranza se diseñan con el objetivo de optimizar el proceso de cobranza en las empresas, mejorar la eficiencia en la recuperación de activos financieros, reducir los costos operativos y mantener relaciones positivas con los clientes morosos.

Las estrategias de cobranzas en las empresas, pueden incluir desde el establecimiento de políticas de cobranza claras, la segmentación de la deuda, el uso de canales digitales integrados para el contacto con los deudores, hasta la automatización de tareas repetitivas y la implementación de modelos avanzados de comportamiento y análisis de datos para una gestión más efectiva.

La gestión de cobranzas incluye un conjunto de estrategias de cobranza implementadas para favorecer y optimizar los procesos de pagos de los clientes y coordinar el trabajo del equipo de gestión, permitiendo la supervisión de las tareas y la ejecución de las campañas de envio de mail, SMS,  IVR y mensajes de cobranza por WhatsApp.

Gestión de Cobranzas en México, Ley de Cobranza en México

La gestión de cobranzas en México está regulada por leyes destinadas a proteger los derechos de los deudores y garantizar un proceso transparente. Comprender estas regulaciones es fundamental tanto para las instituciones financieras como para todo negocio que gestione cuentas por cobrar. Las leyes que rigen las cobranzas en México incluyen disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y el Código Penal Federal. En el primer caso, el artículo 16 de la Constitución garantiza que nadie pueda ser molestado sin un mandamiento escrito de la autoridad competente.  Por su parte, el Código Penal Federal, específicamente en el artículo 284, sanciona la cobranza extrajudicial ilegal, imponiendo penas de prisión y multas a quienes utilicen violencia o intimidación ilícitas para exigir el pago de deudas. Además, la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco) y la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) desempeñan roles cruciales en la regulación y supervisión de las prácticas de cobranza. La gestión de cobranzas en México con la CONDUSEF, a través del Registro de Despachos de Cobranza (REDECO), proporciona un mecanismo para que los usuarios presenten quejas y reclamaciones ante cualquier mala práctica.

Alguna de las principales normativas que rigen la gestión de cobranzas en México, incluyen:

• La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, específicamente el artículo 16 que garantiza que nadie puede ser molestado sin una orden escrita de autoridad competente.
• El Código Penal Federal, en su artículo 284, que sanciona la cobranza extrajudicial ilegal con penas de prisión y multas a quienes utilicen violencia o intimidación para exigir pagos.

Las empresas que no cumplen con estas normativas de gestión de cobranzas en México pueden enfrentar diversas sanciones, como:

1. Multas Financieras: El incumplimiento de las normativas financieras en la gestión de cobranzas puede dar lugar a multas económicas impuestas por las autoridades competentes.
2. Daños a la Reputación: El no cumplir con las regulaciones y normativas puede poner en riesgo la reputación y la confianza de los clientes en la empresa.
3. Sanciones Legales: Las empresas que no respetan las normativas de cobranza pueden enfrentar sanciones legales, como las establecidas en el Código Penal Federal.
4. Prohibición de Prácticas: Las empresas que incumplen las normativas pueden ser objeto de prohibiciones para llevar a cabo ciertas prácticas de cobranza, como el uso de violencia verbal, amenazas, o intimidación hacia los deudores.

Las prácticas prohibidas en la gestión de cobranzas en México incluyen:

• Utilizar violencia verbal, amenazas o intimidación hacia el deudor o sus familiares
• Enviar documentos que aparenten ser judiciales o representar falsamente pertenecer a algún órgano
• Emplear lenguaje ofensivo u obsceno durante la comunicación con el cliente
• Realizar visitas o llamadas fuera del horario establecido (22:01 a 06:00 hrs)
• Utilizar medios masivos para hacer pública la deuda del cliente
• Recibir directamente el pago del adeudo
• Utilizar nombres o denominaciones que se asemejen a instituciones públicas para inducir error al deudo

Para evitar estas sanciones, es fundamental que las empresas en México implementen proceso y estrategias de gestión de cobranzas que cumplan rigurosamente con las leyes y regulaciones vigentes. Esto incluye automatizar procesos, segmentar la deuda, comunicarse de manera clara y transparente con los clientes, y utilizar canales digitales integrados para el contacto con los deudores.

4 pasos del Proceso de Gestión de Cobranzas para Empresas en México:

Para hacer el proceso de gestión de cobranzas eficiente en su empresa, se requiere seguir un proceso de cobranzas con los siguientes  pasos:

1- Definición y Utilización de políticas de cobranzas:

Es crucial implementar políticas de cobranza en cualquier empresa o entidad financiera debido a que proporcionan un marco estructurado para gestionar y recuperar deudas pendientes de manera eficiente. Definimos las políticas de cobranza como el mapa estratégico de una empresa para gestionar los pagos pendientes. En ese escenario, se plantean como directrices claras y justas que establecen cómo vamos a abordar las cuentas por cobrar.

Estas políticas definen los procedimientos y estrategias que se deben seguir para garantizar que los pagos se realicen a tiempo, minimizando así los riesgos financieros y manteniendo la salud económica de la organización. Además, las políticas de cobranza ayudan a establecer límites claros y plazos específicos para los clientes, fomentando la transparencia y la confianza en la relación comercial.

Estas políticas de cobranza consisten en un conjunto de normas y procedimientos que especifican cómo gestionar los créditos y asegurar el pago efectivo de los clientes.

Un ejemplo de política de cobranza podría incluir la emisión de recordatorios de pago a clientes con facturas vencidas, seguido de una serie de escalonamientos en las comunicaciones, como llamadas telefónicas y notificaciones por correo electrónico, antes de recurrir a medidas más severas, como la intervención de agencias de cobranza.

2- Automatización del Proceso de cobranzas:

Utilizar herramientas y software especializados en la automatización de la cobranza, como el Sistema de cobranzas Debitia, que permite coordinar y ejecutar un proceso de gestión de cobranza automatizado. Esto incluye contactar con inteligencia previa a los clientes, interactuar con ellos a través de diversos canales digitales, aplicar políticas y negociaciones definidas, y automatizar la estrategia de cobranzas y el trabajo remoto. Automatizar las cobranzas implica la aplicación de tecnologías y sistemas que agilizan y optimizan la gestión de los pagos, reduciendo la intervención humana y minimizando posibles errores. Esta práctica no solo aumenta la velocidad en la recuperación de deudas, sino que también mejora la precisión en el seguimiento de los pagos pendientes y las fechas de vencimiento.

Un ejemplo claro de automatización de cobranzas incluye el uso de software especializado en cobranzas que envíe recordatorios de pago de manera automática, gestione la emisión de facturas electrónicas y realice el seguimiento de las cuentas por cobrar en tiempo real.

3- Organización, Coordinación y segmentación de la cartera:

Organizar el proceso de cobranza automatizado implica establecer un orden y priorización en la distribución de tareas, supervisar a los colaboradores y medir la gestión individual mediante tableros y reportes. La coordinación de las tareas con un equipo distribuido es un desafío importante, por lo que es crucial establecer estrategias claras y efectivas para garantizar la eficiencia en la gestión de cobranza. Al automatizar la cobranza, se puede enfocar en tareas más complejas como la segmentación de la cartera, La segmentación de cartera es el proceso de dividir a los clientes en grupos basados en diferentes criterios, como el historial de pagos, el nivel de riesgo, el tipo de producto o la ubicación geográfica. Podemos segmentar la cartera de cobranza por varios criterios objetivos como puede ser días de mora, rango de mora, zona del cliente, productos adquiridos y otros descriptores de los datos.

4- Indicadores de Cobranza KPI y reportes automatizados:

La medición de indicadores y la generación de reportes en el ámbito de las cobranzas son prácticas cruciales para evaluar el desempeño financiero de una empresa y tomar decisiones estratégicas con fundamento. Los indicadores de cobranza son instrumentos de medición de datos que permiten a las empresas evaluar el rendimiento de sus procesos de cobranza. Estos indicadores de cobranza o KPI, proporcionan una visión clara y cuantitativa de cómo se está gestionando la recuperación de deudas y cuán efectivo es el proceso.

Los indicadores de cobranza, englobados dentro de la categoría de KPI, permiten conocer el rendimiento de un negocio y medirlo tanto en el corto como en el largo plazo. Estos instrumentos de medición buscan mejorar el desempeño general del equipo de cobranzas resaltando las áreas que más atención necesitan.

Los reportes de cobranza son documentos que compilan información detallada sobre las cuentas pendientes de pago de una empresa. El reporte de cobranzas, permite comprobar toda la información respecto de la cobranza que se maneja en la empresa, ya sea las direcciones de los clientes y los montos de los documentos que se adeudan.

Gráficamente este proceso de cobranza eficiente se vería así:

¿Que es Debitia, software de cobranzas y como automatiza el proceso de Gestión de Cobranzas para Empresas?

Las principales funcionalidades de Debitia son:

1. Automatización de la gestión de cobranzas: Debitia automatiza el procesos de gestión de cobranzas, desde el envío de facturas hasta el cobro efectivo, mediante su integración con pagos digitales online.
   
2. Contacto inteligente con clientes: Debitia contacta a los clientes de manera inteligente, aplicando estrategias de cobranza preestablecidas y coordinando el uso de diversos canales digitales como WhatsApp, email y SMS.
3. Interacción y autogestión del cliente: Debitia ofrece a los clientes la posibilidad de autogestionar sus pagos a través de WhatsApp o portales web, ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo de cobranzas.
4. Coordinación de canales digitales: El software de cobranzas, coordina el uso de los diferentes canales digitales de contacto, aplicando las mejores estrategias recurrentes y automáticas de cobranza.
   
5. Aplicación de políticas de cobranza: Debitia permite aplicar las políticas y claves de cobranza definidas por la empresa de manera automatizada, coordinando el proceso de gestión de cobranzas, de forma eficiente.
6. Gestión remota y supervisión: El sistema ayuda a organizar el trabajo remoto del equipo de cobranzas, estableciendo prioridades, distribuyendo tareas y supervisando el desempeño a través de tableros y reportes, con el objetivo de mejorar la eficiencia y efectividad en el proceso de gestión de cobranzas y en la recuperación de deudas.
   
7. Integración y medición: Debitia se integra con otras herramientas y permite medir la gestión individual de los colaboradores mediante dashboards y APIs de Excel, PowerBI y WhatsApp.

Nuestra Propuesta: Automatizar su Proceso de Gestión de de Cobranzas para Empresas en México, con Debitia, la mejor plataforma de cobranzas con las mejores funcionalidades.

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Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y FinTech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.

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Todo el proceso de gestión de cobranzas explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de la comunicaciones por los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta automatizada en Debitia y lo ayudarán a gestionar sus cuentas por cobrar. La gestión de cobranzas por WhatsApp en forma nativa en Debitia es de las funcionalidades que mas nos requieren los clientes. Debitia, el mejor software de gestión de cobranzas, elegido por las grandes empresas en México, Bancos y Telcos, sus principales beneficios son la automatización de procesos de gestión de cobranzas, la comunicación inteligente con clientes, la supervisión del equipo, su potente segmentación de clientes, y la integración online a Medios de pago y WhatsApp, lo que contribuye a una cobranza más potente y efectiva. Disponemos de mas de 200 clientes en Latinoamérica. Debitia es el mejor sistema para gestión de cobranzas en el mercado gracias a sus funcionalidades. Desarrollamos Debitia para ser la mejor plataforma de cobranzas. ¡Descubre todas sus ventajas y elige el mejor software de gestión de cobranza para tu empresa!. El Software de gestión de Cobranzas Debitia está presente en México, Perú, Colombia, Panamá, Chile, Paraguay, Ecuador, Bolivia, Uruguay, Argentina y Centro América. Nuestro Software de Gestión de Cobranzas, te brinda las mejores, las estrategias de cobranza y se integra con ERPs y Core Bancarios.