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Los 4 pasos del Proceso de Cobranza Eficiente en su Empresa

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¿Como hacer el Proceso de Cobranza Eficiente en su Empresa?

Como hacer el proceso de cobranzas eficiente en su empresa. El proceso de Cobranza tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por esta razón,  el proceso de Cobranzas eficiente, se basa en un proceso ordenado de cuatro pasos, que deberán ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

El proceso de cobranza se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.

Abajo explicamos los 4 pasos del proceso de cobranza eficiente para empresas y lo invitamos a utilizar Debitia, para automatizarlo, primero haremos una introducción acerca del proceso de cobranza, su importancia, sus objetivos, como organizarlo, estrategias de cobranza, etapas del proceso de cobranza y por último como automatizarlo mediante los 4 pasos del proceso de cobranza. Pude leer todo (lo recomendamos) o saltearse al los 4 Pasos, déjenos sus comentarios, ¿como Gestiona su proceso de Cobranza?, Gracias

Proceso de Cobranza Eficiente Debitia

¿Que es el Proceso de Cobranza Eficiente?

El proceso de cobranzas eficiente tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por esta razón, el proceso de Cobranzas eficiente o efectiva, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. En la actualidad la gestión de cobranza integrada a WhatsApp permite tasas de recupero superiores y ahorros en costos de operación. Un proceso de cobranza efectiva, busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

Proceso de cobranzas  Proceso de cobranzas  Proceso de cobranzas

Definición de el proceso de cobranza ¿que es el proceso de cobranza?

El proceso de cobranza se define como el proceso formal para contactar a los clientes morosos y tramitar el pago de una cuenta por concepto de la compra de un producto o servicio. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de Cobranza. Es usual utilizar  distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas. El proceso de cobranza busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

El proceso de Cobranza, también puede definirse como un conjunto de actividades que se llevan a cabo para garantizar el pago de las deudas de manera oportuna. 

El proceso de Cobranza eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de Cobranzas, que delimitan el proceso de cobranzas. El plan de cobranza organiza el proceso de cobranza en forma eficiente. El proceso de cobranzas es fundamental para cualquier negocio, ya que permite recuperar los pagos pendientes de los clientes.

Para organizar el proceso de cobranza debe incluir la coordinación de los siguientes elementos:

El proceso de cobranza incluye:

  • Proceso y carga de documentos, facturas, pagares, valores de cobranza
  • Definición de los planes, métodos, políticas y estrategias de cobranza.
  • Definición de Indicadores de cobranza, reportes y KPI´s de referencia
  • Definición de las etapas de la cobranza
  • Reportes de rendimiento y control sobre los métodos y estrategias de cobranzas.
  • Proceso o workflow del proceso de cobranza, que coordina la gestión de cobranzas
  • Coordinación y Ejecución del envio de mails, SMS y WhatsApp con mensajes de cobranza de whatsApp personalizados

¿Que son las etapas del Proceso de Cobranza? ¿como se definen?

Se define a las etapas de cobranza como un conjunto de estrategias que una empresa implementa para asegurar que los clientes o deudores cumplan con sus obligaciones financieras y paguen sus facturas o deudas a tiempo Las etapas de cobranza son un elemento fundamental dentro del proceso de la gestión de cobranza, una efectiva gestión de cobranza contribuye significativamente a mantener un flujo de caja constante en la empresa. El proceso de cobranzas mediante las etapas, permite agrupar a los clientes según distintos criterios.

Los criterios de agrupación pueden variar según la empresa, tipo de cliente, industria, score de crédito o el criterio que elija el gestor de la cartera de cobranza. Usualmente se utilizan como criterios de el AR aging o vencimiento mas antiguo de los documentos en deuda. Otro criterio es evaluar en que lugar del proceso de cobranza se encuentra el deudor, esto es relacionado al estado de su contacto. Etapas de la cobranza basado en Aging, supondrá una forma de gestión para cada etapa, es decir el proceso de cobranza, las estrategias y los canales de comunicación cambiaran para cada una de las etapas. Los tipos de gestión de cobranza pueden dividirse según su antiguedad: cobranza preventiva, cobranza administrativa, cobranza extrajudicial y cobranza judicial.

¿Cuándo se inicia el Proceso de Cobranzas?

El proceso de cobranzas, se inicia cuando la obligación queda en mora y el deudor no paga lo adeudado pese a haberse realizado la notificación de requerimientos de pago, así la empresa toma la decisión de iniciar el proceso buscando garantizar el pago de los valores adeudados, a través del proceso de cobranza.

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Objetivos del proceso de cobranzas

La cobranza es el proceso mediante el cual se busca obtener el pago acordado por bienes o servicios proporcionados. Su objetivo principal es cerrar el ciclo de ventas al asegurar que los pagos se realicen en los plazos y términos establecidos. El proceso de cobranzas tiene como objetivo principal recuperar las deudas pendientes de manera eficiente y en el menor tiempo posible, asegurar que los pagos pendientes se recuperen de manera oportuna. El proceso de cobranzas eficiente o efectiva tiene por objetivo transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Para hacer un proceso de cobranza eficiente, es fundamental seguir una serie de pasos y estrategias clave que permitan optimizar la gestión de deudas y mejorar la relación con los clientes.

¿Cuáles son los objetivos del área de cobranza?

Entre los objetivos de la cobranza se encuentran: Mantener una cartera sana y enfocar esfuerzos en la gestión preventiva. Recuperar la mayor cantidad de deudas pendientes de pago. Obtener los pagos sin atentar contra las leyes y regulaciones de cobranza vigentes, en el país.

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Importancia del proceso de cobranza en una empresa

Una adecuada gestión de cobranzas es necesaria para que la empresa goce de liquidez para pagar sus costos operativos y continuar en funcionamiento. El aumento del porcentaje de deudas atrasadas es un indicador de una mala gestión de las cobranzas, y una señal de alarma para la empresa, ya que, si no obtiene los pagos, tendrá problemas para pagar las facturas a sus propios proveedores y trabajadores, entre otros gastos empresariales. La importancia de un eficaz proceso de cobranza para el funcionamiento de cualquier empresa. No solo garantiza el cierre exitoso del ciclo de ventas, sino que también previene problemas que pueden llevar desde la incapacidad de crecimiento hasta la quiebra.

¿Que son las Estrategias de cobranza efectivas? ¿cual es su importancia en el proceso de cobranza?

Las estrategias de cobranza se definen como el conjunto de acciones, procedimientos y métodos de cobranza que utilizaremos con el objetivo de gestionar el recupero de la cartera vencida. Las estrategias de cobranza, nos permiten organizar el proceso de cobranza en forma automática. Utilizando las estrategias de cobranza seremos capaces de ordenar la gestión de cartera vencida y las tareas que debemos realizar mediante el proceso de Cobranza, en cada segmento o estado del clientes morosos, para obtener los pagos correspondientes.

Las Estrategias de cobranza se diseñan con el objetivo de optimizar el proceso de cobranza en las empresas, mejorar la eficiencia en la recuperación de activos financieros, reducir los costos operativos y mantener relaciones positivas con los clientes morosos, mediante un proceso de cobranza coordinado y efectivo.

Las estrategias de cobranzas en las empresas, pueden incluir desde el establecimiento de políticas de cobranza claras, la segmentación de la deuda, el uso de canales digitales integrados para el contacto con los deudores, hasta la automatización de tareas repetitivas y la implementación de modelos avanzados de comportamiento y análisis de datos para una gestión más efectiva.

¿Como hacer el Proceso de Cobranza Eficiente en su Empresa?

La base para el desarrollo de un proceso de cobranza eficiente es la definición de una estrategia de cobranza que pueda medirse y controlarse. En ese sentido, es importante establecer tanto una política de cobranzas como los indicadores que permitan un mejor control de las operaciones de esta área y las acciones de la cartera de cuentas por cobrar. ¿Qué es una estrategia de cobranza? La estrategia de cobranza puede definirse como el conjunto de procedimientos y métodos de cobranza que empleemos con el objetivo de recuperar la cartera vencida o por vencer.

A esto deberíamos sumar la implementación de un área enfocada netamente en cobranzas, la cual cuente con las herramientas necesarias para una gestión eficiente. En este punto, resulta sumamente útil la implementación de Los pasos para hacer el proceso de cobranza en forma eficiente o efectiva

Los 4 Pasos del Proceso de Cobranza eficiente:

Para hacer el proceso de cobranzas eficiente en su empresa, se requiere seguir un proceso de cobranza con los siguientes cuatro pasos:

1- Definición y Utilización de políticas de cobranzas:

Es crucial implementar políticas de cobranza en cualquier empresa o entidad financiera debido a que proporcionan un marco estructurado para gestionar y recuperar deudas pendientes de manera eficiente. Definimos las políticas de cobranza como el mapa estratégico de una empresa para gestionar los pagos pendientes. En ese escenario, se plantean como directrices claras y justas que establecen cómo vamos a abordar las cuentas por cobrar.

Estas políticas definen los procedimientos y estrategias que se deben seguir para garantizar que los pagos se realicen a tiempo, minimizando así los riesgos financieros y manteniendo la salud económica de la organización. Además, las políticas de cobranza ayudan a establecer límites claros y plazos específicos para los clientes, fomentando la transparencia y la confianza en la relación comercial.

Estas políticas de cobranza consisten en un conjunto de normas y procedimientos que especifican cómo gestionar los créditos y asegurar el pago efectivo de los clientes.

Un ejemplo de política de cobranza podría incluir la emisión de recordatorios de pago a clientes con facturas vencidas, seguido de una serie de escalonamientos en las comunicaciones, como llamadas telefónicas y notificaciones por correo electrónico, antes de recurrir a medidas más severas, como la intervención de agencias de cobranza.

2- Automatización del Proceso de cobranzas:

Utilizar herramientas y software especializados en la automatización de la cobranza, como el Sistema de cobranzas Debitia, que permite coordinar y ejecutar un proceso de gestión de cobranza automatizado. Esto incluye contactar con inteligencia previa a los clientes, interactuar con ellos a través de diversos canales digitales, aplicar políticas y negociaciones definidas, y automatizar la estrategia de cobranzas y el trabajo remoto. Automatizar las cobranzas implica la aplicación de tecnologías y sistemas que agilizan y optimizan la gestión de los pagos, reduciendo la intervención humana y minimizando posibles errores. Esta práctica no solo aumenta la velocidad en la recuperación de deudas, sino que también mejora la precisión en el seguimiento de los pagos pendientes y las fechas de vencimiento.

Un ejemplo claro de automatización de cobranzas incluye el uso de software especializado en cobranzas que envíe recordatorios de pago de manera automática, gestione la emisión de facturas electrónicas y realice el seguimiento de las cuentas por cobrar en tiempo real.

3- Organización, Coordinación y segmentación de la cartera:

Organizar el proceso de cobranza automatizado implica establecer un orden y priorización en la distribución de tareas, supervisar a los colaboradores y medir la gestión individual mediante tableros y reportes. La coordinación de las tareas con un equipo distribuido es un desafío importante, por lo que es crucial establecer estrategias claras y efectivas para garantizar la eficiencia en la gestión de cobranza. Al automatizar la cobranza, se puede enfocar en tareas más complejas como la segmentación de la cartera, La segmentación de cartera es el proceso de dividir a los clientes en grupos basados en diferentes criterios, como el historial de pagos, el nivel de riesgo, el tipo de producto o la ubicación geográfica. Podemos segmentar la cartera de cobranza por varios criterios objetivos como puede ser días de mora, rango de mora, zona del cliente, productos adquiridos y otros descriptores de los datos.

4- Indicadores de Cobranza KPI y reportes automatizados:

La medición de indicadores y la generación de reportes en el ámbito de las cobranzas son prácticas cruciales para evaluar el desempeño financiero de una empresa y tomar decisiones estratégicas con fundamento. Los indicadores de cobranza son instrumentos de medición de datos que permiten a las empresas evaluar el rendimiento de sus procesos de cobranza. Estos indicadores de cobranza o KPI, proporcionan una visión clara y cuantitativa de cómo se está gestionando la recuperación de deudas y cuán efectivo es el proceso.

Los indicadores de cobranza, englobados dentro de la categoría de KPI, permiten conocer el rendimiento de un negocio y medirlo tanto en el corto como en el largo plazo. Estos instrumentos de medición buscan mejorar el desempeño general del equipo de cobranzas resaltando las áreas que más atención necesitan.

Los reportes de cobranza son documentos que compilan información detallada sobre las cuentas pendientes de pago de una empresa. El reporte de cobranzas, permite comprobar toda la información respecto de la cobranza que se maneja en la empresa, ya sea las direcciones de los clientes y los montos de los documentos que se adeudan.

Gráficamente este proceso de cobranza eficiente se vería así:

Proceso de gestión de cobranzas

Mejor Sistema de Cobranzas Debitia

¿Que es Debitia, software de cobranzas y como automatiza el proceso de cobranza?

Debitia es un software de cobranzas que automatiza y optimiza el proceso de cobranza, facilitando el contacto con los clientes, la aplicación de estrategias de cobranza, la gestión remota del equipo y la medición del desempeño, con el objetivo de mejorar la eficiencia y efectividad en la recuperación de deudas.

El software de cobranzas Debitia, coordina los mejores procesos y estrategias de cobranza, utilizando un plan de cobranza definido por la empresa, de forma de respetar y contener las políticas de negociación y pago que permitirán el recupero de la cartera de cobranza, siendo la mejor forma de planificar la cobranza en forma eficiente.

Las principales funcionalidades de Debitia son:

  1. Automatización de la gestión de cobranza: Debitia automatiza el procesos de cobranza, desde el envío de facturas hasta el cobro efectivo, mediante su integración con pagos digitales online.
  2. Contacto inteligente con clientes: Debitia contacta a los clientes de manera inteligente, aplicando estrategias de cobranza preestablecidas y coordinando el uso de diversos canales digitales como WhatsApp, email y SMS.
  3. Interacción y autogestión del cliente: Debitia ofrece a los clientes la posibilidad de autogestionar sus pagos a través de WhatsApp o portales web, ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo de cobranzas.
  4. Coordinación de canales digitales: El software de cobranzas, coordina el uso de los diferentes canales digitales de contacto, aplicando las mejores estrategias recurrentes y automáticas de cobranza.
  5. Aplicación de políticas de cobranza: Debitia permite aplicar las políticas y claves de cobranza definidas por la empresa de manera automatizada, coordinando el proceso de cobranzas, de forma eficiente.
  6. Gestión remota y supervisión: El sistema ayuda a organizar el trabajo remoto del equipo de cobranzas, estableciendo prioridades, distribuyendo tareas y supervisando el desempeño a través de tableros y reportes, con el objetivo de mejorar la eficiencia y efectividad en la recuperación de deudas
  7. Integración y medición: Debitia se integra con otras herramientas y permite medir la gestión individual de los colaboradores mediante dashboards y APIs de Excel, PowerBI y WhatsApp.

Nuestra Propuesta: Automatizar el Proceso de Cobranza Eficiente con Debitia, el mejor Software de Cobranzas

Debitia, software de cobranzas, elegido por las grandes empresas en México, Bancos y Telcos, sus principales beneficios son la automatización de procesos, la comunicación inteligente con clientes, la supervisión del equipo, su potente segmentación de clientes, y la integración online a Medios de pago y WhatsApp, lo que contribuye a una cobranza más potente y efectiva. Disponemos de mas de 200 clientes en Latinoamérica. Estamos presentes en México, Perú, Colombia, Panamá, Chile, Paraguay, Ecuador, Bolivia, Uruguay, Argentina y Centro América. Nuestro Software de Gestión de Cobranzas, te brinda las mejores, las estrategias de cobranza y se integra con ERPs y Core Bancarios.

Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y FinTech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.

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Todo el proceso de cobranza eficiente explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.

¿Qué es la etapa de cobranza?

El proceso de cobranza es el procedimiento que realiza una empresa para obtener el pago de las deudas de los clientes de su cartera que han obtenido productos o servicios a crédito.

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¿Cuál es el proceso de cobranza?

El procedimiento de cobranza de una empresa, método de cobranza o como desees llamarle, es el proceso a través del que se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio

This Post Has 28 Comments

  1. Me gustaría recibir mas información sobre Debitia y el proceso de cobranzas que administra, el envio de mensajes de cobranza por whatsapp esta definido en las etapas de cobranza?

    1. Hola Carlos, ya me puse en contacto a tus ordenes, se definen etapas de gestion de cobranza, alli parametrizas los mensajes de cobranza por whatsapp

    1. Muchas gracias Miguel, El procedimiento de cobranza es el proceso a través del que se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El objetivo es transformar las cuentas por cobrar en activos líquidos lo más rápido posible.

  2. Hola, me enviarían mas información? por favor, como ofrecen el servicio?, los pasos del proceso de cobranzas se pueden modificar? gracias

    1. Hola Cata, te lo envio por mail !, junto con mis datos de contacto,
      Buscamos que nuestros clientes mejoren y controlen su proceso de cobranza, puedes modificar los pasos del proceso de cobranzas y la coordinación de la gestión de cobranzas.

      Gracias

  3. Excelentes las las técnicas de cobranza efectiva que comparten en el blog.
    Las estrategias y el proceso de cobranzas coordinado, facilitan la labor del equipo.

    1. Gracias Paola. En debitia, buscamos que nuestros clientes mejoren y controlen su proceso de gestión de cobranza y automaticen la coordinación de la gestión de cobranzas.

  4. Gracias. Es posible ver o tener un DEMO del software?
    Actualmente realizo consultorías por reestructuraciones de empresas, específicamente en áreas de crédito y cartera. Las etapas y pasos del proceso de cobranza son modificables?

  5. Buenas noches, el proceso de cobranza en debitia, permite configurar las políticas para una corredora de cobranza o estudio de cobranza como tambien le llaman? requerimos planificar la estrategia de cobranza y gestionar distintas carteras y etapas de cobranza.

    1. Buenos dias,
      Asi es, debitia permite configurar todo el proceso de gestión de cobranza. La estrategia es una parte de la configuración y permite mapear y configurar las poltiticas para las corredoras de cobranza o estudios de cobranza. Los cedentes generalmente definen eso al ceder la cartera vencida de cobranza, solo debes parametrizar las etapas de gestion de cobranza y su estrategia-

  6. Hola, nuevamente una consulta.
    ¿En que consiste la automatización del proceso de gestión de cobranza?
    ¿Es lo que llaman estrategia de gestión de cobranzas?

    1. Hola Paola,

      Lo explico brevemente y dejo link al articulo:

      Las estrategias de cobranza, establecen el orden y las prioridades para distribuir las tareas y supervisar a los colaboradores mediante el trabajo remoto obligado por la pandemia de coronavirus. Incluye la coordinación e integración de los canales digitales como WhatsApp, mail, SMS e IVR. Las estrategias de gestión de cobranzas en la actualidad, implica que hay organizar y coordinar un equipo remoto de cobranza, mediante un proceso de gestion de cobranza Predecible, Medible y Controlable y potenciarlos con canales digitales integrados.

      te dejo un link a estrategias de gestión de cobranzas
      https://debitia.com.ar/estrategias-de-cobranza/

      saludos

  7. El proceso de gestión de cobranza eficiente que comentan, incluye los medios de pago electrónicos o digitales? Es posible tener cartera en simultaneo con distintas etapas de gestion de cobranza, los pasos del proceso de cobranza se modifican?

    1. Buenas noches Valentina,
      Debitia tiene integrado en el proceso de gestión de cobranza la posibilidad de cobrar online, ya que esta conectado mediante apis a varios medios de pagos digitales utilizados apliamente en latinoamerica.

  8. Si pudiesen ponerle la fecha en que se publicó el artículo y el autor, se los agradecería mucho quisiera usar la información como parte de mi bibliografía, GRACIAS

  9. La forma de como cobrar a una persona por whatsapp ¿es modificable?, me refiero a los mensajes de cobranza por whatsapp. Cobrar desde whatsapp ¿requiere que contratemos un servicio adicional con un costo?

    1. Buenas tardes, La forma de como cobrar a una persona por whatsapp la puedes modificar, ya que es parametrizable el template o texto del mensaje de cobranza por whatsapp. Si utilizas WhatsApp web al que estamos integrados NO tienes que pagar un costo adicional.

  10. El proceso de cobranza y los métodos de cobranza que plantea Debitia, ¿son flexibles para distintos tipos de empresas?. La gestión de cobranza por whatsapp no requiere inversiones adicionales si se utiliza el whatsapp web, ¿entendiendo bien esto?, gracias

    1. Hola Juliana, El proceso de cobranza y los métodos de cobranza que plantea Debitia, son parametrizables, quiere decir que somos multi industria / empresa. respecto a la gestión de cobranza por whatsapp, efectivamente no requiere inversiones adicionales ya que puedes utilizar utiliza el whatsapp web, saludos

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