SISTEMA DE COBROS AUTOMATIZADO CON WHATSAPP

¿Que es un sistema de cobros?

El Sistema de Cobros, posibilita organizar el Proceso de Gestión de Cobros utilizando un conjunto de planes, estrategias, técnicas y metodos eficientes a fin de reducir los plazos de cobro y el costo asociado al proceso de recuperación de la cartera de Cobranza. El Sistema de Cobros, debe permitir definir las acciones, tareas de su equipo de cobranza permitiendo la coordinación de recursos que programa la gestión de cobranza. Los sistemas de cobro proporcionan datos en tiempo real de los procesos de cobro, Facilitando el análisis y la creación de estrategias para minimizar riesgos, errores e implementar buenas prácticas para incrementar la liquidez en las empresas.

El proceso de gestión de cobranza explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobros Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.

Las  llamadas telefónicas con las gestiones anotadas en un cuaderno o un excel, ya ha quedado en desuso. Actualmente se requiere contactar al moroso,  utilizando distintos canales, la mayoría de ellos digitales para esto es necesario lograr la coordinación del proceso de cobranzas utilizando un sistema de cobros.

Definición de Cuentas por Cobrar

Definimos a las cuentas por cobrar de la siguiente manera: Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios proporcionados a crédito. Estas cuentas pueden ser clasificadas en diferentes categorías según su antigüedad, como actuales, vencidas e incobrables. Una gestión eficiente de cuentas por cobrar puede reducir el riesgo de impago, mejorar la liquidez y la solvencia de la empresa, y aumentar la rentabilidad.  Los riesgos de tener cuentas por cobrar incluyen impagos, retrasos en el pago y pérdidas ocasionadas. Es fundamental establecer políticas claras de crédito y cobranza de las cuentas por cobrar y contar con sistemas de cobranza para minimizar estos riesgos y automatizar las comunicaciones y el envío de mensajes de cobranza en forma eficiente.

¿Que es la gestión de cobros?

La gestión de cobros es la parte de la gestión de un negocio por la cual se ponen en marcha acciones y tareas administrativas y financieras para recibir los pagos y cobrar las facturas que los clientes están obligados a pagar y la empresa está en su derecho de percibir. La gestión de cobros requiere el uso de métodos y estrategias de cobranzas y la coordinación de tareas administrativas y acciones financieras sobre las diferentes facturas que la empresa tiene pendiente por parte de los clientes. Por estar razón recomendamos la utilización de un sistema de cobros.

¿Como hacer gestión de cobros?

Para hacer la gestión de cobros en necesario organizar las tareas, acciones y procesos de cobro, básicamente se requiere  coordinar los métodos o estrategias de cobranza, que permiten plasmar el plan de cobranza definido por la empresa, de forma de respetar y contener las políticas de negociación, re negociación y pago que permitirán el recupero de la cartera de cobranza.

Organizar y Planificar la cobranza en forma eficiente. Permitiendo coordinar y automatizar el contacto con los clientes mediante varios canales digitales integrados. Por otro lado, permitiendo asignar las tareas de cobranza y la supervisión del equipo que en muchos casos trabaja en forma remota.

La cobranza por whatsapp es uno de los recursos más utilizados por nuestros clientes. El Programa de Cobranzas Debitia, integra la utilización nativa de la cobranza por whatsapp. Esto es organizar el Proceso de Gestión de Cobranzas en nuestro programa pero integrando a los mensajes de cobranza por whatsapp. La información de cobranzas de nuestro programa se verá reflejada en su tablero de cobranzas por los mensajes gestionados por whatsapp. De esta forma la gestión de cobranzas con whatsapp queda en la ficha de gestión de cada cliente.

Los métodos y la estrategia de cobro pasan a tener un rol fundamental, ya que permitirá la coordinación de todos los elementos que hacen posible una cobranza efectiva. Es por eso que le recomendamos estas 9 mejores prácticas en estrategia de cobranza que pueden ser coordinadas por un sistema de cobros.

Top de 9 mejores prácticas en estrategias de cobranza

1. Organizar los documentos o facturas importándolos desde al sistema de cobros desde el ERP
2. Coordinar toda la gestión de cobros de forma autónoma y parametrizable, en base a las etapas de gestión de cobranzas.
3. Dividir y coordinar las tareas humanas de las automatizadas por el sistema de cobros
4. Definir las comunicaciones a los clientes, su frecuencia y wording.
5. Coordinar todos los canales digitales y el envió de comunicaciones por mail, SMS, IVR, WhatsApp
6. Premitir la ejecución de mensajes de cobranza por whatsapp en varias modalidades (abajo)
7. Automatizar el contacto con sus clientes, permitiendo la autogestión y los medios de pago digitales integrados
8. Organizar las tareas de la gestión de cobros dentro de su equipo de colaboradores
9. Distribuir las tareas y la priorización de la cobros en su equipo de cobranza
10. Medir la gestión individual mediante tableros y reportes gestionados por el sistema de cobros.

Debitia sistema de cobros le permite:

1. Automatizar la carga diaria de los documentos, facturas o cuotas pendientes de pago
2. Organizar los segmentos y etapas de gestión de cobranza.
3. Contactar con inteligencia previa a sus clientes.
4. Interactúar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión en el portal de clientes con pagos digitales integrados.
5. Coordinar mediante un sistema los canales digitales de contacto utilizando estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
6. Aplicar las claves, políticas de cobranzas definidas mediante nuestro sistema automatizado de gestión de cobros.
7. Automatizar las estrategias de cobranzas y el trabajo remoto y todo el proceso de gestión de cobranzas.
   1. Estableciendo el orden y la priorización.
   2. La distribución y el sistema de asignación de tareas
   3. La supervisión de sus colaboradores.
   4. Medir la gestión individual mediante tableros y reportes en el sistema o mediante apis de excel.

Mensajes de cobranza por whatsapp

La efectividad de un mensaje de cobranza por WhatsApp dirigido a la recuperación de deudas radica en su capacidad para captar la atención del deudor y motivarlo a tomar acción de manera inmediata. Es esencial que el mensaje sea conciso y directo, evitando abrumar al destinatario con información superflua.

Al elaborar el mensaje de cobranza por whatsapp, es importante incluir los siguientes elementos:

1. Identificación clara de la empresa o persona responsable de la cobranza.
2. Mención del importe adeudado según la factura correspondiente.
3. Establecimiento de la fecha límite para el pago.
4. Recomendación de los métodos de pago disponibles, con énfasis en la opción de cobranza por WhatsApp.
5. Advertencia sobre las posibles repercusiones de no cumplir con el pago dentro del plazo estipulado.
6. Inclusión de cualquier detalle adicional que pueda persuadir al deudor para que proceda con el pago de manera inmediata.

Proceso de envío de mensajes de cobranza por whatsapp

El proceso de cobranza automatizada tiene las alternativas que ofrecemos para el envío de mensajes de cobranza por whatsapp y son:

1. Cobranza con WhatsApp utilizando el módulos oficial ya sea con chatbot o con envios masivos segun su estrategia de cobranza
2. Cobranza con WhatsApp utilizando proveedores no oficilales masivos
3. Utilización de su whatsApp personal integrado econ nuestra Api en Debitia

Nuestra Propuesta: Ayudarlo gestionar la cobranza en nuestro sistema de cobros

En Debitia, comprendemos la importancia de una buena gestión de cobranzas, Nuestro software está diseñado para simplificar este proceso, Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática. Dispondrás de los indicadores de gestión de empresa en todo momento. Toma decisiones basadas en datos que permitan hacer crecer tu negocio. Envía recordatorios de pago a través de email, SMS y mensajes de cobranza por whatsapp y utilizar tu propia web de cobros (portal de clientes) para recaudar los pagos de manera sencilla.

Estamos presentes en México y toda Latinoamérica.  Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.

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