Gestión de Cobros en Uruguay

¿Que es la Gestión de Cobros? ¿Como organizar un plan eficiente?

¿Que es la gestión de cobros?, ¿como organizar la Gestión de cobros?. Son preguntas que nos hacen a diario. La Gestión de Cobros eficiente tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. El plan de Cobros eficiente, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. El plan de Cobros debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobro. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobro, poder ajustar el plan de cobros, ejecutando un plan de cobro y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobro.

Gestion de cobros en Uruguay, ley de cobranzas:

La regulación de las cobranzas en Uruguay está principalmente enmarcada en la Ley N° 19.210 y la Ley N° 17.250, además de otras normativas que complementan el marco legal. Estas leyes establecen los límites, penalidades, multas y horarios permitidos para realizar actividades de cobranza, así como los derechos de los consumidores., establece las normas de protección y de defensa de los consumidores y usuarios, en su dignidad, salud, seguridad e intereses económicos, durante el proceso de cobranzas.

Ley N° 19.210. Esta ley, promulgada en 2014, se centra en la protección de los consumidores y regula las prácticas de cobranza. Específicamente, establece que las entidades que gestionan cobranzas deben actuar dentro de un marco ético y respetar los derechos de los deudores. La ley prohíbe prácticas abusivas, como el acoso o la intimidación durante el proceso de cobranza.

Ley N° 17.250. Esta ley, que data de 2000, complementa la Ley N° 19.210 al establecer procedimientos específicos para la defensa del consumidor. Incluye disposiciones sobre cómo deben manejarse las reclamaciones y las prácticas comerciales, asegurando que el consumidor tenga acceso a información clara sobre sus deudas.

Definición de un software de cobranzas: ¿Que es un software de cobranzas?  ¿Como hacer las cobranza?

Se define a un software de cobranzas como una herramienta tecnológica que permite realizar procedimientos automatizados para facilitar el cobro de aquellos documentos morosos para la empresas, reduciendo tiempos por la automatización de procesos repetitivos. Un software de Cobranzas es una herramienta informática que le ayuda a una persona o también a una empresa, a realizar una gestión de cobranzas efectiva. El software de cobranza permite organizar y simplificar la gestión de cobranzas al automatizar la comunicación para cobrarle a sus clientes, agiliza el proceso de seguimiento y cobranza de deudas.

También podemos definir a un software de cobranzas como una herramienta informática que le ayuda a una persona o también a una empresa, a realizar una gestión de cobranzas efectiva. El software de cobranza permite organizar y simplificar la gestión de cobranzas al automatizar la comunicación para cobrarle a sus clientes.

¿Como se hace la gestión de cobros en Uruguay?:

El proceso o plan de Gestión de Cobros se basa en la utilización de Políticas de Cobros e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia o plan de cobro sobre la cartera vencida. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer mediante un plan de cobros los cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables. Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia o plan de Cobros permitirá hacer eficiente el proceso de gestión de cobro de la cartera vencida.

Todo el proceso o plan de Gestión de Cobros explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el Sistema de Cobros automatizado Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia

Gestión de Cobros, Plan de Recupero de la Cartera Vencida:

Todo el plan de gestión de cobro o recuperación de la cartera de cobranzas debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes de cobranzas en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de las cobranzas. En base a monitorear estos indicadores o KPI´s de cobranzas, poder ajustar la estrategia de cobranzas, haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranzas y la automatización del proceso. De esta forma las gestiones y cobranzas organizadas permitirán la recuperación de cartera vencida en menor plazo y con menores recursos.

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clentes en la gestión de cobros en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica a realizar la cobranza en forma eficiente, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía de las etapas de la cobranza para organizar un plan eficiente de cobro que aplican a todo tipo de cliente, ya sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero.

Para realizar un plan eficiente de Gestión de Cobros recomendamos:

1. Gestionar la información relevante de deudas para agilizar los cobros
2. Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de cobros
3. Automatizar el contacto con el cliente mediante un Sistema de Gestión de Cobros
4. Coordinar la gestión del equipo de trabajo, para facilitar la recuperación de la cartera de cobros
5. Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos
6. Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia de cobros
7. Utilizar reportes de cobros basados en indicadores o KPI´s de cobros y poder ajustar el proceso y la estrategia de cobro.

Los seis pasos o etapas que sugerimos para implementar un plan de Gestión de Cobros son:

1. Procesar y análizar la información de cobros, organizar y validar la información de los clientes de la cartera de cobros vencida.
2. Segmentar de la cartera de cobros. Organizar la gestión de la cartera de cobro vencida en base a criterios flexibles.
3. Definir y automatizar  la estrategia o plan de contacto, el envío de avisos y de reclamos mediante canales y organizar la priorización de contacto de los clientes para realizar una cobranza eficiente.
4. Realizar el cobro, basado en las estrategias o plan de cobros pre definida de contacto. Ejecuntando una estrategia de gestión de cobros automatizada mediante canales digitales de cobro.
5. Asignar la gestión de cobros a analistas, para los casos de mayor dificultad o ante la falta de respuesta en los canales automáticos.
6. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del proceso de cobranza, mediante reportes de cobros.

1- Procesamiento de la Información de la cartera de cobros vencida

• Las Empresas y Pymes suelen utilizar sistemas de ERP, los bancos, Fintech o financieras utilizan Cores.
• Sin importar el origen de la información, ya sea de estos sistema o fuera un Excel la misión de esta etapa darle inteligencia a los datos para poder utilizarlos en forma eficiente en las siguientes etapas.
• El proceso de convertir o extraer los datos en información útil para la gestión es una de las tareas mas complejas.  La clave para poder organizar los clientes no solo en el “vuelco diario” sino también en la coordinación posterior de tareas y ejecución del proceso de cobranzas.
• Podemos sintetizarlo en que durante esta etapa transformaremos datos contables o de deuda en información valiosa que será la “Cartera de Mora” que utilizaremos en la gestión.

2- Estrategia de Segmentación de la Cartera de cobros

• A partir de la “Cartera de Mora”, se debe segmentar los clientes según varios criterios. Típicamente, se segmenta por antigüedad. Comenzamos dividiendo en 3 grupos o etapas: Pre Mora, Mora temprana 30, 60,90 y Mora Tardía.
• Esta es la segmentación clásica y es eficiente en muchos casos, sin embrago no toma en cuenta distintos factores que pueden estar definidos en el paso anterior, sexo, edad, tipo de trabajo y los propios de la gestión. Incluso utilizar score crediticio, cantidad de gestiones, estado del cliente y las que a usted se le ocurra.
• La estrategia de cobro debe ser flexible y adaptable a la industria, al contexto económico y financiero de cada rama de la industria en particular.
• De todas formas, no todos los clientes son iguales,  las condiciones en las que se les otorgó la financiación tampoco y las razones por la que que está en mora o tiene dificultades para pagar pueden ser distintas. Durante la gestión, a partir de la interacción y las respuestas podremos ir segmentados a partir de su intención de pago.
• La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.
• El tipo de segmentación que podemos realizar varía en función a la industria, tipo de cliente y a los recursos que dispongamos ya sea tecnológicos como humanos.

3- Definición de campañas y ejecución de las Estrategias de Cobros

• La estrategia de cobro permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión
• Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
• Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance: la cantidad de gestores y los canales de comunicaciones con los que disponemos.
• El uso de los canales digitales de contacto
• A partir de este análisis, podremos definir la estrategia de gestión de cobranza y aplicarla de manera efectiva.
• En el actual contexto poder ejecutar una estrategia de recobro distribuida por oficinas, zonas geograficas diferentes  o con gente trabajando desde la casa es fundamental.
• Poder armar y ejecutar una estrategia remota de contacto y  centralizada de canales digitales como mail, sms, whatsApp, IVR, es la diferencia entre seguir o no operando.

1. Automatizar la gestión de cobros.
2. Contactar a los clientes morosos con la inteligencia previa que brinda nuestro sistema de cobros.
3. Interactúar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o un portal de clientes.
4. Coordinar los canales digitales de gestión de contacto mediante estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
5. Parametrizar, modelar y aplicar los planes, políticas de cobranzas definidas.
6. Automatizar la a estrategia o plan de cobros y facilitar el trabajo remoto.
   • Estableciendo el orden y la priorización de contacto a los clientes morosos
   • La distribución de tareas, facilitando la gestión de cobros
   • Facilitar la supervisión y la gestión remota de sus colaboradores.
   • Medir la gestión individual mediante tableros y reportes.

Automatizá tu Proceso de gestión de cobros con el programa de cobranza Debitia.

La mejor forma de manejar tus comunicaciones con clientes de forma efectiva, reducir tus costos de cobranzas y aumentar tu tasa de éxito en el cobro de tu cartera es implementando un Programa de Cobranzas automatizado. En el caso de WhatsApp, la integración del programa de cobranza con esta herramienta te permitirá crear plantillas de mensajes y automatizar su envío según cada segmento de clientes; asimismo, te permitirá monitorear cada comunicación y tener métricas claras del alcance que estas han tenido. Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática.

Lo ayudamos a implemenetar un software de cobros en Uruguay:

Disponemos de mas de 200 clientes en Latinoamérica. Debitia es el mejor sistema para cobranza en el mercado gracias a sus funcionalidades. Desarrollamos Debitia para ser la mejor plataforma de cobranzas. ¡Descubre todas sus ventajas y elige el mejor software de gestión de cobros para tu empresa!.

El Software de Cobranzas Debitia está presente en México, Perú, Colombia, Panamá, Chile, Paraguay, Ecuador, Bolivia, Uruguay, Argentina y Centro América. Nuestro Software de Gestión de Cobranzas, te brinda las mejores, las estrategias de cobranza y se integra con ERPs y Core Bancarios.

Estamos presentes en México y toda Latinoamérica.  Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.