ETAPAS DE COBRANZA – RECUPERE SU CARTERA DE COBRANZA

¿Que son las etapas de cobranza?

Las etapas de cobranza son un conjunto de estrategias que una empresa implementa para asegurar que los clientes o deudores cumplan con sus obligaciones financieras y paguen sus facturas o deudas a tiempo Las etapas de cobranza es un elemento fundamental dentro del proceso de la gestión de cobranza, una efectiva gestión de cobranza contribuye significativamente a mantener un flujo de caja constante en la empresa. Esto es fundamental para cubrir los gastos operativos y garantizar la estabilidad financiera a largo plazo, lo que a su vez permite a la empresa continuar su crecimiento de manera sostenible.

Las etapas de cobranza que se utilizan en el proceso de gestión de cobranza explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta automatizada en Debitia, lo que permitirá que todo el proceso que estamos comentando se realice en forma automática. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por WhatsApp, ya sea con su cuenta personal o coorporativa,  también es administrado en Debitia.

¿Que es etapa de cobranza?

La etapa de cobranza se utiliza en el proceso de cobranzas, se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.

¿Cuál es el proceso de cobranza?

El proceso de cobranzas se concentra en la recuperación de los créditos o préstamos otorgados por una organización a sus clientes. Para lograrlo, los gestores de cobranza plantean y ejecutan diferentes estrategias según cada una de las etapas de la cobranza de cartera.

¿Cuándo se inicia el proceso de cobranza?

Se inicia cuando la obligación queda en mora y el deudor no paga lo adeudado pese a haberse realizado la notificación de requerimientos de pago, así la empresa toma la decisión de iniciar el proceso buscando garantizar el pago de los valores adeudados, a través del proceso de cobranza.

Definición de las etapas de cobranza

Las etapas de cobranza permiten administrar el proceso de gestión de cobranza, agrupando a los clientes según distintos criterios. Los criterios de agrupación pueden variar según la empresa, tipo de cliente, industria, score de crédito o el criterio que elija el gestor de la cartera de cobranza. Usualmente se utilizan como criterios de el AR aging o vencimiento mas antiguo de los documentos en deuda. Otro criterio es evaluar en que lugar del proceso de cobranza se encuentra el deudor, esto es relacionado al estado de su contacto. Etapas de la cobranza basado en Aging, supondrá un tipo de gestión para cada etapa, es decir el proceso de cobranza, las estrategias y los canales de comunicación cambiaran para cada una de las etapas

Las etapas de cobranza basada en aging son:

Etapas de cobranza

1. Cobranza Preventiva
2. Cobranza Administrativa
3. Cobranza extrajudicial
4. Cobranza Judicial

Etapa de Cobranza Preventiva

La relevancia de la recuperación temprana radica en evitar que los clientes se atrasen en sus pagos. Para ello, es primordial identificar aquellos que muestran señales de riesgo, como dificultades financieras o historial de pagos inconsistentes. Mediante sistemas automatizados de cobranza, se pueden llevar a cabo acciones preventivas, como la segmentación de clientes y el envío automatizado de recordatorios de pago.

Etapa de Cobranza administrativa

La gestión inicial abarca el periodo desde el primer día de atraso hasta los 30 días posteriores. Durante este tiempo, se deben implementar diversas estrategias para incentivar el pago puntual, lo que requiere un seguimiento minucioso de los clientes. Los mensajes de cobranza en esta fase incluyen avisos y recordatorios dirigidos a clientes morosos, que pueden ser transmitidos mediante diversas plataformas como WhatsApp, llamadas telefónicas, correos electrónicos o mensajes de texto.

Etapa de Cobranza Extrajudical

Cuando el retraso en el pago supera los 30 días y se extiende hasta los 90 días, se inicia la intervención extrajudicial. En esta etapa, es común que la empresa informe a terceros sobre la situación, como agencias gubernamentales o agencias de crédito. Aunque el retraso en esta fase conlleva mayores costos e intereses, aún no se recurre a procedimientos legales. Es esencial elaborar un discurso de cobranza persuasivo para concientizar al deudor sobre la gravedad de la situación y presentar soluciones para evitar acciones legales.

Etapa de Cobranza judicial

El litigio legal se activa cuando no se alcanza un acuerdo entre el deudor y el acreedor. Esta fase, que implica gastos legales significativos, no es deseada por la mayoría de las empresas. Por ello, contar con una estrategia de gestión de cobranza efectiva desde etapas anteriores es crucial para evitar llegar a este punto.

Realizar un proceso de gestión de cobranza en forma eficaz solo es posible con un sistema de cobranza como Debitia, para ello ser requiere automatizar el proceso de cobranza. Ofrecemos las mejores referencias.

Etapas de Cobranza según el estado de gestión en el proceso de cobranza en Debitia

1. 1. Procesamiento de información relevante de deudas
   2. Validación de la política y segmentación
   3. Procesamiento de la estrategia de cobranza
   4. Asignación del cliente a su etapa de gestión
   5. Ejecución del envío de comunicaciones (proceso automatizado de avisos y recordatorios)
   6. Coordinación de casos para gestión manual
   7. Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos basado en la política
   8. Herramientas de monitoreo
   9. Registración de gestiones
   10. Supervisión y ajustes.

Recupere su cartera de cobranza utilizando estrategias de cobranzas:

Las estrategias de cobranza se definen como el conjunto de acciones, procedimientos y métodos de cobranza que utilizaremos con el objetivo de gestionar el recupero de la cartera vencida. Las estrategias de cobranza, nos permiten organizar el proceso de cobranza en forma automática.  Utilizando las estrategias de cobranza seremos capaces de ordenar la gestión de cartera vencida y las tareas que debemos realizar en cada segmento o estado del clientes morosos, para obtener los pagos correspondientes. Un sistema de cobranza le permite coordinar todo el proceso de recuperación de su cartera de cobranza.