skip to Main Content

GESTIÓN DE COBRANZAS CLAVES Y PROCESOS | DEBITIA

gestión de cobranzas

Gestión de Cobranzas Claves y Procesos ¿como sumar un canal tan importante como WhatsApp?

Todo el proceso de gestión de cobranzas explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.

Haremos un introducción y definición del la gestión de cuentas por cobrar y luego si, explicaremos como realizar la gestión de cuentas por cobrar con WhatsApp en un software de cobranzas.

¿Que es la gestión de cobranzas por WhatsApp? ¿como puede impactar la gestión de cuentas por cobrar?

La automatización de las comunicaciones con el cliente se ha convertido en una de las principales estrategias que las instituciones líderes están empleando en cobranzas. En este contexto, una software de cobranzas integrado a WhatsApp, ofrece oportunidades innovadoras para las estrategias de cobranzas ya que ademas de automatizar el envió registra en la bitácora o ficha del cliente todas las gestiones. El Proceso de envío de mensajes de cobranza por WhatsApp se puede realizar desde  su cuenta personal o la corporativa.

¿Que es la Gestión de Cobranza?

Gestión de cobranzas Claves y Procesos para hacerla eficiente. La coordinación del proceso de Gestión de cobranzas se logra utilizando metodología y buenas prácticas para hacerla en forma eficiente. La utilización de planes, políticas e indicadores de desempeño de la cobranza, son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia y méyodos de cobranza. Eso permitirá  definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos.

¿Como hacer una buena Gestión de Cobranza? – Claves y Procesos.

La gestión de cobranzas tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible y revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Si bien todo cliente pasa por los estados de : Llamada, contacto, compromiso y pago. Organizar ese proceso y hacerlo eficiente, requiere de un proceso organizado que permitirá gestionar la cartera de cobranza.

GESTIÓN DE COBRANZAS CLAVES Y PROCESOS PARA RECUPERAR LA CARTERA DE COBRANZA
Sistema de Cobranzas Debitia

gestión de cobranzas

¿Como hacer el proceso de gestión de cobranza eficiente y recuperar la cartera de cobranza?

Es necesario entender que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. Es por eso que esta guía deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país. Las etapas que proponemos, pueden implementarse con éxito (y asi lo hemos hecho), tanto en Empresas, Pymes, Fintech, Bancos o Telcos o el tipo de empresa que lo requiera. Por lo que sin importar tu tamaño, industria o tipo de clientes que tengas, ya sean personas o empresas, La Estrategia de Cobranza  exitosa, se lograra organizando el proceso y haciendo efectivo cada uno de estos pasos.

El proceso que describimos lo hemos aplicado con éxito en distintos tipos de empresas, sin embargo, nos hemos encontrado que cada empresa tiene tu receta e ingredientes que potencia alguna de las etapas y la hace este proceso aun mas eficiente. Por lo que el gerenciamiento de cobranza pude variar de una empresa a otra.

¿Que es el proceso de cobranza eficiente?

La Gestión de Cobranzas eficiente debe incluir en su proceso:

  1. Ser un proceso que permita realizar la cobranza en forma: Predecible, Medible, Controlable.
  2. Utilizar políticas e indicadores de cobranza y un plan de cobranza
  3. Estandarizar procesos de cobranza, a fin de poder organizarlos y medirlos.
  4. Coordinar acciones y responsables de la cobranza.
  5. Organizar el proceso de cobranzas en etapas.
  6. Segmentar la cartera de cobranza.
  7. Automatizar la mayor cantidad de tareas.
  8. Recuperar la cartera de cobranza en el menor plazo y al menor costo posible.
GESTIÓN DE COBRANZAS CLAVES Y PROCESOS
Recuperar la cartera de cobranza en forma efectiva

Las etapas que proponemos para organizar la Gestión de Cobranzas son:

  1. Procesar la información de cobranza
  2. Segmentar la cartera de cobranza
  3. Definir la estrategia de cobranza
  4. Contactar a los clientes morosos
  5. Gestión de clientes por diferentes canales de contaco
  6. Validación, control y supervisión mediante reportes de análisis de cobranza

Metodología y procesos de gestión de cobranzas

Etapas del proceso de cobranza ¿como se realiza el proceso de cobranza?

Este es el detalle de como se realiza el proceso de cobranza utilizando etapas de cobranza:

1- Procesamiento de la Información

Las Empresas y Pymes suelen utilizar sistemas de ERP, los bancos, Fintech o financieras utilizan Cores.

  • Sin importar el origen de la información, ya sea de estos sistema o fuera un Excel la misión de esta etapa darle inteligencia a los datos para poder utilizarlos en forma eficiente en las siguientes etapas.
  • El proceso de convertir o extraer los datos en información útil para la gestión es una de las tareas mas complejas.  La clave para poder organizar los clientes no solo en el “vuelco diario” sino también en la coordinación posterior de tareas y ejecución del proceso de cobranzas.
  • Podemos sintetizarlo en que durante esta etapa transformaremos datos contables o de deuda en información valiosa que será la “Cartera de Mora” que utilizaremos en la gestión.

2- Segmentación de la Cartera de Cobranza

  • A partir de la «Cartera de Mora», se debe segmentar los clientes según varios criterios. Típicamente, se segmenta por antigüedad. Comenzamos dividiendo en 3 grupos o etapas: Pre Mora, Mora temprana 30, 60,90 y Mora Tardía. Esta es la segmentación clásica y es eficiente en muchos casos, sin embrago no toma en cuenta distintos factores que pueden estar definidos en el paso anterior, sexo, edad, tipo de trabajo y los propios de la gestión. Incluso utilizar score crediticio, cantidad de gestiones, estado del cliente y las que a usted se le ocurra.
  • La estrategia de cobranza debe ser flexible y adaptable a la industria, al contexto económico y financiero de cada rama de la industria en particular. De todas formas, no todos los clientes son iguales,  las condiciones en las que se les otorgó la financiación tampoco y las razones por la que que está en mora o tiene dificultades para pagar pueden ser distintas. Durante la gestión, a partir de la interacción y las respuestas podremos ir segmentándolos a partir de su intención de pago
  • El tipo de segmentación que podemos realizar varía en función a la industria, tipo de cliente y a los recursos que dispongamos ya sea tecnológicos como humanos.

3-  Definición de campañas y de la Estrategia de Cobranza

  • La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión. Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos. Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance: la cantidad de gestores y los canales de comunicaciones con los que disponemos.
  • El uso de los canales digitales de contacto en forma integrada.
  • A partir de este análisis, podremos definir la estrategia de gestión de cobranza y aplicarla de manera efectiva.

    Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y utilizar mesajes de cobranza por whatsapp. Coordinar al equipo de cobradores asignandoles tareas medible y controlables.

     

    Gestión de CobranzasGestión de Cobranzas GESTIÓN DE COBRANZAS CLAVES Y PROCESOS   Gestión de Cobranzas Metodología Procesos

4- Contactar los clientes aplicando la estrategia de cobranza

  • La estrategia de Gestión de cobranza se basa en un plan que involucra recursos y canales para su ejecución. Es la coordinación de los pasos para lograr que el cliente moroso page su deuda. Recomendamos utilizar una rutina de automatización que nos permita asegurar la correcta ejecución de la estrategia de gestión. Diariamente organizaremos los contactos que debemos realizar ese día y el canal que utilizaremos.

5- Gestión de cobranza Personalizada / Automatizada – Cobranza Preventiva

  • Las gestiones realizadas con operadores o gestores son las más caras. Por eso también recomendamos la gestión por medio de un portal de clientes, en donde brindemos alternativas. Por ello, toda gestión de cobro comienza con mensajes automatizados que intentan conseguir la atención del cliente para luego complementarse con el contacto de un gestor para resolver el inconveniente del cliente.

6- Informes de Gestión de Cobranza / Cobro

  • Finalmente, es importante contar con diferentes reportes que nos muestren cómo se esta desarrollando la gestión, encontrar grupos de clientes donde no se está consiguiendo el efecto deseado. Sobre la estrategia de cobranza estándar se utilizan múltiples estrategias de prueba y error para ir ajustando los parámetros de gestión de cobranza.
  • Se debe contar con indicadores del mercado para poder saber si nuestro resultado es acorde a lo esperado. Esto nos va a permitir ajustar los procesos de cobranza y ajustar las estrategias de cobro.

gestión de cobranzas

Las técnicas y procesos de cobranza efectiva buscan reactivar  el contacto comercial con el cliente a fin de lograr que mantenga sus créditos al día y requiere un proceso de cobranza basado en:

  • Gestionar la información relevante de la cartera de cobranza.
  • Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranza mediante un plan de cobranza
  • Automatizar el contacto con el cliente mediante un sistema de cobranza efectiva
  • Coordinar nuestro equipo de trabajo, para facilitar la recuperación de la cartera de cobranza
  • Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos
  • Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia de cobranza
  • Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza.

Importancia de la gestión de cobranzas

Podemos decir que la importancia de  la gestión de cobranzas recae en que es una actividad que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento de cualquier empresa. Asimismo, esta no solo permite recuperar el dinero adeudado por los clientes, sino que también es una oportunidad para generar una cultura de pago responsable y rentabilidad para el negocio.

Aunque muchas veces la cobranza es vista como el paso final en el ciclo de créditos, no debe ser así; puesto que se trata de una parte integral del mismo; del mismo modo, hay que tener presente que durante la gestión de cobranzas, las organizaciones obtienen retroalimentación acerca de sus políticas y actividades específicas, lo que permite que puedan realizar mejoras y ajuste en cada subproceso.

Por otro lado, la gestión de cobranzas también es importante porque puede ser vista como un área de negocio en sí misma; ya que busca generar rentabilidad convirtiendo las pérdidas en ingresos. Esto último se consigue mediante la recuperación de los montos adeudados, así como a través de la fidelización de los clientes, puesto que los clientes satisfechos tenderán a volver a solicitar servicios o productos a la compañía.

Para garantizar la liquidez de la empresa, es necesario tener un control eficiente de estas cuentas y aplicar estrategias adecuadas para minimizar los riesgos de impago o retrasos en el pago de obligaciones.

El manejo eficiente de las cuentas por cobrar se revela como un componente crucial para asegurar la solidez financiera de cualquier empresa. En este contexto, es esencial comprender qué son las cuentas por cobrar y por qué su adecuada gestión es tan fundamental.

Gestión de cuentas por cobrar

¿Que son los mensajes de cobranza por whatsapp?

Los mensajes de cobranza por WhatsApp son una forma de comunicación utilizada por las empresas para recordar a sus clientes sobre el vencimiento de una factura o el pago de una deuda. Los mensajes de cobranza por whatsapp son un nuevo canal para gestionar la cobranza. 

La efectividad de un mensaje de cobranza por WhatsApp dirigido a la recuperación cuentas por cobrar, radica en su capacidad para captar la atención del deudor y motivarlo a tomar acción de manera inmediata. Es esencial que el mensaje sea conciso y directo, evitando abrumar al destinatario con información superflua. Debitia permite elegir las variables del cliente, de deuda, vencimientos y medios de pago,  incluso incluir link a portal de clientes con todos los medios de pago disponibles, para que el cliente abone en forma online su deuda.

Al elaborar el mensaje de cobranza por whatsapp, es importante incluir los siguientes elementos:

  1. Identificación clara de la empresa o persona responsable de la cobranza.
  2. Mención del importe adeudado según la factura correspondiente.
  3. Establecimiento de la fecha límite para el pago.
  4. Recomendación de los métodos de pago disponibles, con énfasis en la opción de cobranza por WhatsApp.
  5. Advertencia sobre las posibles repercusiones de no cumplir con el pago dentro del plazo estipulado.
  6. Inclusión de cualquier detalle adicional que pueda persuadir al deudor para que proceda con el pago de manera inmediata.

Ejemplo de mensaje de cobranza por WhatsApp

Estimado {{Name}}, este mensaje es un recordatorio de pago, ya que al dia de hoy se encuentra con una deuda de $ {{ActualDebit}} pendiente de pago Agradecemos pueda ponerse en contacto con nosotros y coordinar el pago correspondiente. Saludo

Ejecutado automáticamente por Debitia y registrado en la bitácora del cliente, generando historia de sus gestiones automáticas. Pudiendo tomarse más variables, como {DueDays}} – Dias en Mora, {{DueDate}} – Fecha de Mora, por ejemplo.

Sistema de Cobranzas por WhatsApp

Como vemos, la coordinación entre el armado de los templetes de los mensajes de cobranza, la automatización en el envío y la registración son las tres piezas fundamentales que hacen que esta herramienta se pueda aprovechar correctamente.

Automatice el proceso de Gestión de cobranzas con Debitia:

Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática. Dispondrás de los indicadores de gestión de empresa en todo momento. Tomar decisiones basadas en datos que permitan hacer crecer tu negocio. Enviar recordatorios de pago a través de email, SMS y mensajes de cobranza por whatsapp y utilizar tu propia web de cobros (portal de clientes) para recaudar los pagos de manera sencilla.

Debitia está presente en México y toda Latinoamérica.  Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.

Gestión de cuentas por cobrar

Etapas de la cobranza  Gestión de cuentas por cobrar  √  Gestión de cuentas por cobrar  Gestión de cuentas por cobrar  Proceso de cobranza

This Post Has 26 Comments

  1. Hola, llegue aqui desde google, la empresa en donde esta?, Somos una PYME de servicios, tienen una solución para nosotros en lo referente a proceso de gestión de cobranzas?

  2. Buenos dias, me podrian mandar mas informacion, muy interesante la gestion y las estrategias de cobranzas. gracias

  3. Hola, me gustaria entender mas como se coordinan o miden las acciones que se describen en el proceso para gestionar las cobranzas y organizar la gestión de cuentas por cobrar

    1. Hola Juan, toda la gestion de cobranzas se basa en acciones, respuestas, paso de tiempo y cumplimiento de compromisios asumidos por los deudores. Todo eso es gestionado por un workflow que permite organizar la tareas futuras y las estrategias de barrido de las campanias en funcion a lo que nuestros clientes quieren organizar o priorizar. Si queres organizamos una reunion o una demo remota y podes entender en detalle, saludos

  4. Me gustaría si me explicas mejor como hacer la segmentación y se organiza la gestión de la cartera de cobranza, gracias

  5. Queria consultar si hay forma de contactar al deudor por varios medios y poder coordinar todo eso, para no repetir llamados, organizar la tarea de gestion de cuentas por cobrar etc

    1. Hola Carlos como estás?
      SI podes contactar al deudor por varios medios y podes coordinar para efectuar varias campanias tambien. El CRM se encarga que no repitas los llamados, cualquier otra duda me avisas

  6. Hola ¿Se puede utilizar debitia desde tres estudios de cobranza? y que esten coordinados desde una empresa, seria para mora temprana, gracias

    1. Hola, si podes. En ese caso cada estudio trabaja independiente o coordinado en base a una estrategia comun. Tambien podrias centralizar una campaña e ir asignando a los gestores segun el capacity que requiera la estrategia.

  7. require alguna instalacion?, Las etapas del proceso de cobranza se adaptan a cada empresa?, gracias

  8. El proceso de gestión de cobranza podría incluir la gestión de cobranza por whatsapp?
    Debitia administra o pre definidos mensajes de cobranza por whatsapp?
    Gracias

    1. Hola David, un gusto.

      Nuestro sistema de gestion de cobranzas incluye el uso de chatbots de cobranza, que generan y coordinan el proceso de cobranza interactuando con el cliente en forma automatica. Tambien se pueden enviar mensajes de cobranza por whatsapp, utilizando templates pre armados y enviandolos en forma automatica desde Debitia, en ese caso se utiliza el wahatsapp web.

      Dejo un link a una explcación mas detallada de nuestro chatbot de gestión de cobranza:

      https://debitia.com.ar/cobranza-por-whatsapp-2/

  9. Excelente el proceso de gestión de cobranza que describen. Entiendo que se podría utilizar o adaptar a una clínica médica?. Muchas gracias

    1. Hola Miguel Angel,
      Asi es el proceso de gestión de cobranza que administra Debitia, es totalmente configurable.
      Saludos

  10. Interesante la forma en que Debitia puede realizar la gestión de cobranzas por whatsapp. ¿De que forma se coordina el envió de mensajes de cobranza por whatsapp?

    1. Buenos día, la estrategia de cobranza en Debitia permite coordinar la parametrización de la gestión de cobranza con whatsapp y el envió de los mensajes de cobranza por whatsapp. Los templates son configurables y atomatizados.

    1. ¿Está permitida la cobranza por WhatsApp? El cobro a través de WhatsApp va en contra de la política de uso de la plataforma de mensajería instantánea, la cual establece que su servicio debe utilizarse para comunicaciones personales y comerciales legítimas, pero no para actividades de cobranza o acoso. Es lo que leo en la web, habria que investigar pais por pais, saludos

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


The reCAPTCHA verification period has expired. Please reload the page.

Back To Top
es_us