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Que es un Plan de Gestión de Cobranza, ¿Como Organizarlo?

Que es un Plan de Gestión de Cobranza, ¿Como Organizarlo?

Proceso de Gestión de Cobros
Software de Cobranzas Debitia

¿Que es la Gestión de Cobranzas? ¿Como organizar un plan eficiente?

¿Que es la Gestión de Cobranza?, ¿como organizar la Gestión de Cobranza?. Son preguntas que nos hacen a diario. La Gestión de cobranza eficiente tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. El plan de cobranza eficiente, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. El plan de cobranza debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranza. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza, poder ajustar el plan de cobranza, ejecutando un plan de cobranza y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.

PROGRAMA PLAN DE COBRANZA
DEBITIA, SISTEMA DE GESTIÓN DE COBRANZA

¿Como se hace la gestión de cobranza?:

El proceso o plan de Gestión de cobranza se basa en la utilización de Políticas de cobranza e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia o plan de cobro sobre la cartera vencida. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer mediante un plan de cobranza los cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables. Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia o plan de cobranza permitirá hacer eficiente el proceso de gestión de cobro de la cartera vencida.

Debitia, Sistema de Gestión de Cobranza
Gestión de Cobros

 

Todo el proceso o plan de Gestión de Cobranza explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el Sistema de Cobranza automatizado Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia

Gestión de Cobranza, Plan de Recupero de la Cartera Vencida:

Todo el plan de gestión de cobro o recuperación de la cartera de cobranzas debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes de cobranzas en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de las cobranzas. En base a monitorear estos indicadores o KPI´s de cobranzas, poder ajustar la estrategia de cobranzas, haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranzas y la automatización del proceso. De esta forma las gestiones y cobranzas organizadas permitirán la recuperación de cartera vencida en menor plazo y con menores recursos.

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clentes en la gestión de Cobranza en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica a realizar la cobranza en forma eficiente, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía de las etapas de la cobranza para organizar un plan eficiente de cobro que aplican a todo tipo de cliente, ya sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero.

Debitia software de cobranzasPara realizar un plan eficiente de Gestión de Cobranza recomendamos:

  1. Gestionar la información relevante de deudas para agilizar los Cobranza
  2. Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranza
  3. Automatizar el contacto con el cliente mediante un Sistema de Gestión de Cobranza
  4. Coordinar la gestión del equipo de trabajo, para facilitar la recuperación de la cartera de Cobranza
  5. Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos
  6. Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia de cobranza
  7. Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranza y poder ajustar el proceso y la estrategia de cobro.

Los seis pasos o etapas que sugerimos para implementar un plan de Gestión de Cobranza son:

  1. Procesar y análizar la información de cobranza, organizar y validar la información de los clientes de la cartera de cobranza vencida.
  2. Segmentar de la cartera de cobranza. Organizar la gestión de la cartera de cobro vencida en base a criterios flexibles.
  3. Definir y automatizar  la estrategia o plan de contacto, el envío de avisos y de reclamos mediante canales y organizar la priorización de contacto de los clientes para realizar una cobranza eficiente.
  4. Realizar el cobro, basado en las estrategias o plan de cobranza pre definida de contacto. Ejecuntando una estrategia de gestión de cobranza automatizada mediante canales digitales de cobro.
  5. Asignar la gestión de cobranza a analistas, para los casos de mayor dificultad o ante la falta de respuesta en los canales automáticos.
  6. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del proceso de cobranza, mediante reportes de cobranza.

Proceso de Cobros

1- Procesamiento de la Información de la cartera de cobranza vencida

  • Las Empresas y Pymes suelen utilizar sistemas de ERP, los bancos, Fintech o financieras utilizan Cores.
  • Sin importar el origen de la información, ya sea de estos sistema o fuera un Excel la misión de esta etapa darle inteligencia a los datos para poder utilizarlos en forma eficiente en las siguientes etapas.
  • El proceso de convertir o extraer los datos en información útil para la gestión es una de las tareas mas complejas.  La clave para poder organizar los clientes no solo en el “vuelco diario” sino también en la coordinación posterior de tareas y ejecución del proceso de cobranzas.
  • Podemos sintetizarlo en que durante esta etapa transformaremos datos contables o de deuda en información valiosa que será la “Cartera de Mora” que utilizaremos en la gestión.

Programa de Cobranza por WhatsApp Debitia.

2- Estrategia de Segmentación de la Cartera de cobranza

  • A partir de la “Cartera de Mora”, se debe segmentar los clientes según varios criterios. Típicamente, se segmenta por antigüedad. Comenzamos dividiendo en 3 grupos o etapas: Pre Mora, Mora temprana 30, 60,90 y Mora Tardía.
  • Esta es la segmentación clásica y es eficiente en muchos casos, sin embrago no toma en cuenta distintos factores que pueden estar definidos en el paso anterior, sexo, edad, tipo de trabajo y los propios de la gestión. Incluso utilizar score crediticio, cantidad de gestiones, estado del cliente y las que a usted se le ocurra.
  • La estrategia de cobro debe ser flexible y adaptable a la industria, al contexto económico y financiero de cada rama de la industria en particular.
  • De todas formas, no todos los clientes son iguales,  las condiciones en las que se les otorgó la financiación tampoco y las razones por la que que está en mora o tiene dificultades para pagar pueden ser distintas. Durante la gestión, a partir de la interacción y las respuestas podremos ir segmentados a partir de su intención de pago.
  • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.
  • El tipo de segmentación que podemos realizar varía en función a la industria, tipo de cliente y a los recursos que dispongamos ya sea tecnológicos como humanos.
Sistema de Gestión de Cobros Debitia
Sistema de Gestión de Cobranza Debitia

3- Definición de campañas y ejecución de las Estrategias de cobranza

  • La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión
  • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
  • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance: la cantidad de gestores y los canales de comunicaciones con los que disponemos.
  • El uso de los canales digitales de contacto
  • A partir de este análisis, podremos definir la estrategia de gestión de cobranza y aplicarla de manera efectiva.
  • En el actual contexto poder ejecutar una estrategia de recobro distribuida por oficinas, zonas geograficas diferentes  o con gente trabajando desde la casa es fundamental.
  • Poder armar y ejecutar una estrategia remota de contacto y  centralizada de canales digitales como mail, sms, whatsApp, IVR, es la diferencia entre seguir o no operando.

4- Ejecución de las Estrategias o Plan de Gestión de cobranza

  • El plan de Gestión de cobranza se basa en un plan que involucra recursos y canales para su ejecución.
  • La estrategia de cobranza definida debe ser revisada periódicamente para asegurar que se sigue manteniendo la efectividad a lo largo del tiempo.
  • Recomendamos utilizar una rutina de automatización que nos permita asegurar la correcta ejecución de la estrategia de gestión.
  • Debemos medir el cumplimiento del plan de cobranza definido y el resultado que estamos obteniendo.
  • Los mensajes deben ser diseñados para asegurar la mayor eficiencia, logrando llegar al cliente y convirtiéndose en un disparador del pago.
  • Con los mensajes automáticos buscamos lograr dos objetivos: uno, que el cliente tome conocimiento de un saldo impago y dos, que realice el pago o se comunique con algun gestor.

5- Gestión Personalizada / Automatizada – Cobro Preventivo

  • Las gestiones realizadas con operadores o gestores son las más caras. Por eso también recomendamos la gestión por medio de un portal de clientes, en donde brindemos alternativas.
  • Por ello, toda gestión de cobro comienza con mensajes automatizados que intentan conseguir la atención del cliente para luego complementarse con el contacto de un gestor para resolver el inconveniente del cliente.

6- Informes del Plan de Gestión de cobranza

  • Finalmente, es importante contar con diferentes reportes que nos muestren cómo se esta desarrollando la gestión de cobro, encontrar grupos de clientes donde no se está consiguiendo el efecto deseado y poder disparar campañas especificas para éstos .
  • Sobre la plan de cobro estándar se utilizan múltiples estrategias de prueba y error para ir ajustando los parámetros de gestión de cobro
  • Se debe contar con indicadores del mercado para poder saber si nuestro resultado es acorde a lo esperado. Esto nos va a permitir ajustar el plan de cobro y ajustar las estrategias de cobro.

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 Las 6 claves de nuestro Sistema de Gestión de Cobranza:

  1. Automatizar la gestión de cobranza.
  2. Contactar a los clientes morosos con la inteligencia previa que brinda nuestro sistema de cobranza.
  3. Interactúar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o un portal de clientes.
  4. Coordinar los canales digitales de gestión de contacto mediante estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
  5. Parametrizar, modelar y aplicar los planes, políticas de cobranzas definidas.
  6. Automatizar la a estrategia o plan de cobranza y facilitar el trabajo remoto.
    • Estableciendo el orden y la priorización de contacto a los clientes morosos
    • La distribución de tareas, facilitando la gestión de cobranza
    • Facilitar la supervisión y la gestión remota de sus colaboradores.
    • Medir la gestión individual mediante tableros y reportes.

Automatizá tu Proceso de gestión de cobranza con un programa de cobranza integrado a WhatsApp

La mejor forma de manejar tus comunicaciones por WhatsApp de forma efectiva, reducir tus costos de cobranzas y aumentar tu tasa de éxito en el cobro de tu cartera es implementando un Programa de Cobranzas automatizado. En el caso de WhatsApp, la integración del programa de cobranza con esta herramienta te permitirá crear plantillas de mensajes y automatizar su envío según cada segmento de clientes; asimismo, te permitirá monitorear cada comunicación y tener métricas claras del alcance que estas han tenido. Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática.

Estamos presentes en México y toda Latinoamérica.  Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.

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This Post Has 2 Comments

  1. Interesante entender lo que es un plan y la estrategia de cobranza. ¿Como administra Debitia si es necesario gestionar varias carteras de cobranzas?

    1. Hola, un gusto, el software de cobranzas Debitia, te permite administrar y gestionar el plan de cobranza, mediante las estrategias de cobranzas. El sistema es multi cartera, por lo que podrás administrar múltiples carteras, saludos

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