¿Qué es la Gestión de Cobranzas? ¿Que es cobranza?

Gestión de cobranza ¿Que es?

La Gestión de Cobranza tiene por objetivo transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. La Gestión de Cobranzas, se basa en realizar un proceso ordenado de pasos que nos permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

Todo proceso de Gestión de cobranzas debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranza. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza, poder ajustar la estrategia de gestión de cobranza, ejecuntando un plan de cobro y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranzas.

La coordinación del proceso de la Gestión de cobranzas se logra utilizando procesos, metodología y buenas prácticas para hacerla en forma eficiente.

Definición de la Gestión de Cobranza:

La Gestión de Cobranza, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de Gestión de cobranzas incluye:

• Gestión de documentos, facturas, Pagarés, Valores
• Establecer y utilizar Políticas y Procesos de gestión de cobranza
• Coordinar y utilizar Indicadores de gestión de cobranza
• Medir la gestión de cobranza con Reportes de Cobranza
• Utilizar un Proceso o workflow de Gestión de Cobranzas
• Automatizar el proceso con un sistema de Gestión de cobranzas.

Elementos importantes en la Gestión de Cobranza:

• Definir el tipo de deudor
  
• Hacer un seguimiento personalizado
  
• Definir políticas, límites
  
• Establecer controles, trazabilidad de las gestiones
  
• Los recursos y equipos
• Utilizar los 4 pilares de la gestión de cobranza (abajo)

La cobranza, mediante la gestión de cobranzas tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por esa razon, la Gestión de Cobranzas, se basa en un proceso ordenado de pasos, que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

La utilización de políticas, indicadores y reportes de cobranza, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranza y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Eso permitirá  definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos.

¿Que hemos visto en distintos clientes?

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clentes en la gestión de cobranzas en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica a organizar su proceso de gestión de cobranza, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga. Sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero.

Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y empresas comerciales por supuesto. Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último,  al final del artículo,le comentamos de que forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

 ¿Como hacer una buena gestión de cobranza?

El proceso de cobranza esta basado en la utilización de un Política de Cobranza. Es usual utilizar  distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas. El proceso de cobranza busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

Las 7 recomendaciones para organizar el proceso de Gestión de Cobranzas eficiente :

1. Utilizar un proceso de gestión de cobranzas que permita organizar y realizar la cobranza en forma: Predecible, Medible, Controlable.
2. Mapear en el sistema la parametría o definiciones de políticas, plan y los ciclos de cobranza.
3. Estandarizar el proceso de cobranzas, a fin de poder organizarlos y medirlos.
4. Definir y utilizar indicadores y reportes de cobranzas.
5. Coordinar acciones y responsables de la cobranza.
6. Organizar el proceso de cobranzas en etapas de gestión, simples y medibles.
7. Automatizar la mayor cantidad de tareas, preferentemente con un sistema de cobranzas.

En otra publicación compartimos las ESTRATEGIA DE COBRANZAS  y en otro CLAVES DE UN PROCESO DE COBRANZA EFECTIVA

Como es un Proceso de Gestión de Cobranzas

La sistematización de la cobranza, mediante un proceso de gestión de cobranza, no sólo logra reducir costos y tiempos de recupero, sino, que al automatizarlo y estandarizarlo se logra una mayor productividad y efectividad en la asignación del equipo de gestión. Lograr la coordinación de las tareas con un equipo distribuido es el mayor desafió en la actual coyuntura. En el actual contexto hay que organizar su equipo remoto de cobranza y poder asignar una estrategia distribuida de Gestión de Cobranzas.

El proceso de Gestión de cobranza se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.

La Cobranza, busca reactivar  el contacto comercial con el cliente a fin de lograr que mantenga sus créditos al día y requiere hacer un Proceso de Cobranza basado en:

• Organizar la gestión de la información relevante de deudas para agilizar las cobranzas.
• Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranza mediante un plan de cobranza.
• Automatizar el contacto con el cliente mediante un sistema de cobranza.
• Coordinar nuestro equipo de trabajo, para facilitar la gestión y la recuperación de la cartera de cobranza vencida.
• Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos.
• Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y las estrategias de cobranza.
• Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza.

   
La base de la Gestión de Cobranzas es la coordinación.

Es por eso que debemos incluir en el proceso de gestion de cobranza la automatización del envío de Mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto y uso de los canales digitales con los clientes morosos hace que este proceso sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo puede encuentrarse trabando en forma remota, la coordinación se vuelve fundamental.

¿Que elementos deben dar soporte a la Gestión de Cobranzas?

Para realizar la Gestión de Cobranzas, sugerimos incluir elementos que deberían integrar un proceso de Gestión de Cobranzas. Estos elementos ayudan a organizar las definiciones que luego se utilizarán al momento de definir un proceso de gestión de cobranzas. Es recomendable analizar si actualmente se los esta considerando en el proceso de cobro de deuda.

1- La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables.

2- Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranza, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

3- Establecer y coordinar responsables y recursos que se van a utilizar en la gestión. Establecer los controles, limites y que tendrán los analistas en la gestión y negociación con los clientes.

¿Como organizar la Estrategia de cobranzas?

Debemos definir la forma o estrategia, en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas. De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.

La estrategia de cobranza define las acciones a aplicar y la coordinación de recursos a utilizar. La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Permitirá apalancar la cobranza y hacerla efectiva.

Estrategias de cobranza efectiva

Una estrategia de cobranzas efectiva permitirá organizar los recursos, los canales de contacto y su equipo de trabajo de forma de «barrer» los clientes que usted necesita, en la forma en que quiere hacerlo y obteniendo los resultados que desea. Este tópico es extenso para tratarlo, pero abajo dejamos link para leer en mas detalle.

La mayoría de las veces validar la recepción de la factura o aviso de vencimiento es suficiente para lograr el pago, pero otras es necesario insistir. Si el moroso esta dispuesto a pagar, brindando los datos de fecha de pago y medios para hacerlo solucionará la mora. En otros la buena disposición al pago se ve impedida por problemas de liquidez y es necesario ofrecer alternativas de pago y re financiación.

Falta de coordinación o de un proceso de cobranza efciente

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el proceso de cobranzas sea arduo. El proceso de Cobranza eficiente , se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos.

¿que NO es estrategia de cobranzas?

Actualmente hay soluciones que dicen ejecutar una estrategia de cobranza y solo realizan la automatización del envió de mails o SMS sobre un esquema calendario y organizan los casos para gestión telefónica basado en una ecuación que pondera en distintas proporciones: Monto de Deuda, Antiguedad de Deuda y dias desde la última gestión. No se engañe, Eso no es Estrategia de Cobranza, simplemente porque se repite indefinidamente y se focaliza siempre en los mismos clientes. Por otro lado requiere de un trabajo manual de elegir el cliente a llamar de una lista y re agendar en forma manual. No permite escalar la gestión y no prioriza sino que repite indefinidamente basado en su su propia limitación de origen. Por otro lado y fundamentalmente acota los parámetros de selección y ejecución automática de campañas por distintos canales en forma integrada.

Si quiere leer en profundidad sobre estrategia de cobranzas, sugerimos leer AQUI

En la medida en que la intención de pago disminuye, también se reduce la posibilidad de recobrar la deuda. En consecuencia, las acciones de cobro deben ser más fuertes y de mayor impacto. Por otro lado comunicar que la falta de pago produce intereses de demora.

Es necesario utilizar campañas de acciones y mensajes a la cartera de clientes, para incentivar al cliente a que pague la deuda o servicio impago, ofreciéndole la posibilidad de pagar e informar si ha tenido problemas con el servicio, atención, producto o servicios.

Muchas veces un problema en el proceso comercial, de entrega o aceptación del servicio entorpece el proceso de cobranza. Los canales de comunicación deben permitir una iteraccion con el cliente de forma de resolver cualquiera de estos eventos que entorpecen la cobranza. Usualmente se utilizan mensajes de texto, mail, WhatsApp

La Gestión y Negociación personal permite coordinar los cursos de acción y los pasos para llevar al clientes por el camino de llamada, contacto, compromiso y pago. Este proceso tiene que respetar la particularidad de cada industria y el tipo de clientes. Lo que recomendamos es coordinarlos y administrarlos de forma de armar el Proceso de Gestión.

NUESTRA PROPUESTA:

Ayudarlo a utilizar las mejores prácticas y estrategias de Gestión de Cobranzas. Recuperar su dinero, coordinar y supervisar su equipo de trabajo, aun gestionando en forma remota. Coordinar una estrategia que incluya canales digitales, ChatBots en WhatsApp, mail, SMS, en forma integrada y efectiva.

Ya ayudamos a realizar la cobranza a empresas comerciales, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina.

El software para Gestión de Cobranzas Debitia, le permitirá definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranza, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

Ofrecemos organizar la Cobranza con el mediante los siguientes pasos:

• Organizar con nuestro sistema la gestión de cobranza.
• Automatizar la gestión de cobranza
• Contactar con inteligencia previa a sus clientes.
• Interactúar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o portal de clientes.
• Coordinar los canales digitales de contacto mediante estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
• Aplicar las claves de cobranza definidas
• Automatizar la a estrategia de cobranza y el trabajo remoto.
  • Estableciendo el orden y la priorización.
  • La distribución de tareas.
  • La supervisión de sus colaboradores.
  • Medir la gestión individual mediante tableros y reportes.

     

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