¿Qué es la Gestión de Cobranzas? ¿Como hacerla remota?

¿Que es la Gestión de Cobranzas?

En el actual contexto hay que organizar su equipo remoto de cobranza y poder asignar una estrategia distribuida de Gestión de Cobranzas que permita organizar la Gestión de Cobranzas mediante un proceso Predecible, Medible y Controlable.

Esta publicación es una introducción al proceso de Gestión de Cobranzas.  La gestión de Cobranzas es la coordinación de nuestro equipo de trabajo, que actualmente en muchos países, trabaja en Home working y el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. Organizar la Gestión de Cobranza de forma de obtener liquidez rápidamente en nuestros activos para revertir el efecto negativo en el flujo de caja de la empresa. En el actual contexto la gestión de cobranzas, va mas allá de automatizar el envió de mails,  la clave es empoderar al equipo, brindarle herramientas y coordinarlo, para que pueda trabajar en forma descentralizada y pueda negociar con los deudores mediante un proceso repetible, medible y controlable.

El foco de este artículo es la metodología  de cobranzas el ¿QUE? , si busca el ¿COMO? busque aquí Proceso, Metodología y Estrategia de Cobranza y si ya tiene todo claro y busca una SOLUCIÓN que organice y automatice su cobranza y la coordinación de su equipo en forma remota por favor busque aquí Sistema de Cobranza .

Gestión de la Cartera de Cobranzas

La sistematización de este proceso, no sólo logra reducir costos y tiempos de recupero, sino, que al automatizarlo y estandarizarlo se logra una mayor productividad y efectividad en la asignación del equipo de gestión. Lograr la coordinación de las tareas con un equipo distribuido es el mayor desafió en la actual coyuntura.

Hoy el  mayor desafió es coordinar una gestión distribuida y ejecutarla con un equipo que está trabajando en forma remota o incluso en la casa. Darle herramientas para organizar y ejecutar la gestión y poder medir el trabajo que están realizando. Posteriormente ajustar la estrategia de gestión en caso de ser necesario y volver a ejecutar y controlar.

El proceso de Gestión de cobranza se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.  Se busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que este proceso sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo puede encuentrarse trabando en forma remota, la coordinación se vuelve fundamental.

¿Que elementos deben dar soporte a la Gestión de Cobranzas?

Para realizar la Gestión de Cobranzas, sugerimos incluir elementos que deberían integrar un proceso de Gestión de Cobranzas. Estos elementos ayudan a organizar las definiciones que luego se utilizarán al momento de definir un proceso de gestión de cobranzas. Es recomendable analizar si actualmente se los esta considerando en el proceso de cobro de deuda.

Elementos del Proceso de Gestión de Cobranza

1- La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables.

2- Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranza, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

3- Establecer y coordinar responsables y recursos que se van a utilizar en la gestión. Establecer los controles, limites y que tendrán los analistas en la gestión y negociación con los clientes.

¿Como organizar la Estrategia de cobranzas?

Debemos definir la forma o estrategia, en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas. De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.

La mayoría de las veces validar la recepción de la factura o aviso de vencimiento es suficiente para lograr el pago, pero otras es necesario insistir. Si el moroso esta dispuesto a pagar, brindando los datos de fecha de pago y medios para hacerlo solucionará la mora. En otros la buena disposición al pago se ve impedida por problemas de liquidez y es necesario ofrecer alternativas de pago y re financiación.

En la medida en que la intención de pago disminuye, también se reduce la posibilidad de recobrar la deuda. En consecuencia, las acciones de cobro deben ser más fuertes y de mayor impacto. Por otro lado comunicar que la falta de pago produce intereses de demora.

Es necesario utilizar campañas de acciones y mensajes a la cartera de clientes, para incentivar al cliente a que pague la deuda o servicio impago, ofreciéndole la posibilidad de pagar e informar si ha tenido problemas con el servicio, atención, producto o servicios.

Muchas veces un problema en el proceso comercial, de entrega o aceptación del servicio entorpece el proceso de cobranza. Los canales de comunicación deben permitir una iteraccion con el cliente de forma de resolver cualquiera de estos eventos que entorpecen la cobranza. Usualmente se utilizan mensajes de texto, mail, WhatsApp

La Gestión y Negociación personal permite coordinar los cursos de acción y los pasos para llevar al clientes por el camino de llamada, contacto, compromiso y pago. Este proceso tiene que respetar la particularidad de cada industria y el tipo de clientes. Lo que recomendamos es coordinarlos y administrarlos de forma de armar el Proceso de Gestión.

A continuación links a mas información:   Gestión de Cobranzas ¿Como?  /   Estrategia de Cobranzas

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