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GESTIÓN DE COBRANZAS CLAVES Y PROCESOS | DEBITIA

Metodología de Gestión de Cobranzas - Mora

Metodología de Gestión de Cobranzas – Mora

Gestión de Cobranzas Claves y Procesos

Gestión de cobranzas Claves y Procesos para hacerla eficiente. La coordinación del proceso de Gestión de cobranzas se logra utilizando metodología y buenas prácticas para hacerla en forma eficiente. La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Eso permitirá  definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos.

La gestión de cobranzas tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible y revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Si bien todo cliente pasa por los estados de : Llamada, contacto, compromiso y pago. Organizar ese proceso y hacerlo eficiente, requiere de un proceso organizado que permitirá gestionar la cartera de cobranza.

GESTIÓN DE COBRANZAS CLAVES Y PROCESOS PARA RECUPERAR LA CARTERA DE COBRANZA

Sistema de Cobranzas Debitia

¿Como hacer el proceso de gestión de cobranza eficiente y recuperar la cartera de cobranza?

Es necesario entender que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. Es por eso que esta guía deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país. Las etapas que proponemos, pueden implementarse con éxito (y asi lo hemos hecho), tanto en Empresas, Pymes, Fintech, Bancos o Telcos o el tipo de empresa que lo requiera. Por lo que sin importar tu tamaño, industria o tipo de clientes que tengas, ya sean personas o empresas, La Estrategia de Cobranza  exitosa, se lograra organizando el proceso y haciendo efectivo cada uno de estos pasos.

En otra publicación compartimos 10 claves para una gestión exitosa de cobranza y en otra una introducción a ¿que es la cobranza?.

El proceso que describimos lo hemos aplicado con éxito en distintos tipos de empresas, sin embargo, nos hemos encontrado que cada empresa tiene tu receta e ingredientes que potencia alguna de las etapas y la hace este proceso aun mas eficiente. Por lo que el gerenciamiento de cobranza pude variar de una empresa a otra.

La Gestión de Cobranzas debe incluir en su proceso:

  1. Ser un proceso que permita realizar la cobranza en forma: Predecible, Medible, Controlable.
  2. Utilizar políticas e indicadores de cobranza y un plan de cobranza
  3. Estandarizar procesos de cobranza, a fin de poder organizarlos y medirlos.
  4. Coordinar acciones y responsables de la cobranza.
  5. Organizar el proceso de cobranzas en etapas.
  6. Segmentar la cartera de cobranza.
  7. Automatizar la mayor cantidad de tareas.
  8. Recuperar la cartera de cobranza en el menor plazo y al menor costo posible.
GESTIÓN DE COBRANZAS CLAVES Y PROCESOS

Recuperar la cartera de cobranza en forma efectiva

Las etapas que proponemos para organizar la Gestión de Cobranzas son:

  1. Procesar la información de cobranza
  2. Segmentar la cartera de cobranza
  3. Definir la estrategia de cobranza
  4. Contactar a los clientes morosos
  5. Gestión de clientes por diferentes canales de contaco
  6. Validación, control y supervisión mediante reportes de análisis de cobranza

Metodología y procesos de gestión de cobranzas

1- Procesamiento de la Información

Las Empresas y Pymes suelen utilizar sistemas de ERP, los bancos, Fintech o financieras utilizan Cores.

  • Sin importar el origen de la información, ya sea de estos sistema o fuera un Excel la misión de esta etapa darle inteligencia a los datos para poder utilizarlos en forma eficiente en las siguientes etapas.
  • El proceso de convertir o extraer los datos en información útil para la gestión es una de las tareas mas complejas.  La clave para poder organizar los clientes no solo en el “vuelco diario” sino también en la coordinación posterior de tareas y ejecución del proceso de cobranzas.
  • Podemos sintetizarlo en que durante esta etapa transformaremos datos contables o de deuda en información valiosa que será la “Cartera de Mora” que utilizaremos en la gestión.

2- Segmentación de la Cartera de Cobranza

  • A partir de la «Cartera de Mora», se debe segmentar los clientes según varios criterios. Típicamente, se segmenta por antigüedad. Comenzamos dividiendo en 3 grupos o etapas: Pre Mora, Mora temprana 30, 60,90 y Mora Tardía. Esta es la segmentación clásica y es eficiente en muchos casos, sin embrago no toma en cuenta distintos factores que pueden estar definidos en el paso anterior, sexo, edad, tipo de trabajo y los propios de la gestión. Incluso utilizar score crediticio, cantidad de gestiones, estado del cliente y las que a usted se le ocurra.
  • La estrategia de cobranza debe ser flexible y adaptable a la industria, al contexto económico y financiero de cada rama de la industria en particular. De todas formas, no todos los clientes son iguales,  las condiciones en las que se les otorgó la financiación tampoco y las razones por la que que está en mora o tiene dificultades para pagar pueden ser distintas. Durante la gestión, a partir de la interacción y las respuestas podremos ir segmentándolos a partir de su intención de pago
  • El tipo de segmentación que podemos realizar varía en función a la industria, tipo de cliente y a los recursos que dispongamos ya sea tecnológicos como humanos.

3-  Definición de campañas y de la Estrategia de Cobranza

  • La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión. Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos. Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance: la cantidad de gestores y los canales de comunicaciones con los que disponemos.
  • El uso de los canales digitales de contacto en forma integrada.
  • A partir de este análisis, podremos definir la estrategia de gestión de cobranza y aplicarla de manera efectiva.

    Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landingpages y chatbots de whatsapp. Coordinar al equipo de cobradores asignandoles tareas medible y controlables.

     

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4- Contactar los clientes aplicando la estrategia de cobranza

  • La estrategia de Gestión de cobranza se basa en un plan que involucra recursos y canales para su ejecución. Es la coordinación de los pasos para lograr que el cliente moroso page su deuda. Recomendamos utilizar una rutina de automatización que nos permita asegurar la correcta ejecución de la estrategia de gestión. Diariamente organizaremos los contactos que debemos realizar ese día y el canal que utilizaremos.

5- Gestión de cobranza Personalizada / Automatizada – Cobranza Preventiva

  •  Las gestiones realizadas con operadores o gestores son las más caras. Por eso también recomendamos la gestión por medio de un portal de clientes, en donde brindemos alternativas. Por ello, toda gestión de cobro comienza con mensajes automatizados que intentan conseguir la atención del cliente para luego complementarse con el contacto de un gestor para resolver el inconveniente del cliente.

6- Informes de Gestión de Cobranza / Cobro

  • Finalmente, es importante contar con diferentes reportes que nos muestren cómo se esta desarrollando la gestión, encontrar grupos de clientes donde no se está consiguiendo el efecto deseado. Sobre la estrategia de cobranza estándar se utilizan múltiples estrategias de prueba y error para ir ajustando los parámetros de gestión de cobranza.
  • Se debe contar con indicadores del mercado para poder saber si nuestro resultado es acorde a lo esperado. Esto nos va a permitir ajustar los procesos de cobranza y ajustar las estrategias de cobro.

 

Las técnicas y procesos de cobranza efectiva buscan reactivar  el contacto comercial con el cliente a fin de lograr que mantenga sus créditos al día y requiere un proceso de cobranza basado en:

  • Gestionar la información relevante de la cartera de cobranza.
  • Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranza mediante un plan de cobranza
  • Automatizar el contacto con el cliente mediante un sistema de cobranza efectiva
  • Coordinar nuestro equipo de trabajo, para facilitar la recuperación de la cartera de cobranza
  • Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos
  • Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia de cobranza
  • Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza.

 NUESTRA PROPUESTA:

Ayudarlo a utilizar las mejores prácticas y estrategias de Gestión de Cobranzas. Recuperar su cartera de cobranza, coordinar y supervisar su equipo de trabajo, aun gestionando en forma remota. Coordinar una estrategia que incluya canales digitales, ChatBots en WhatsApp, mail, SMS, en forma integrada y efectiva.

Ya estamos ayudando a Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina.

El sistema de cobranzas, Debitia permite:

  • Coordinar la cobranza mediante el trabajo remoto.
  • Establecer estrategias automáticas de gestión de cobranzas.
  • Distribuir las tareas y la priorización de la cobranza.
  • Supervisar a los colaboradores y las taréas pendientes de ejecución.
  • Automatizar el contacto con sus clientes, permitiendo la autogestión.
  • Utilizar chatbots de cobranzas mediante WhatsApp

SISTEMA DE COBRANZAS

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GESTIÓN DE COBRANZAS CLAVES Y PROCESOS permite utilizar y aplicar una Gestión de Cobranzas Claves y Procesos. Ademas Coordinando la utilización de metodología y procesos de gestión de cobranzas. Entonces un Software de cobranzas. Por lo cual Sistema de cobranzas. Gestión de Cobranzas Claves y Procesos

De esta forma La metodología y procesos para gestión de cobranzas. Entonces el uso de Gestión de Cobranzas Claves y Procesos

Esta entrada tiene 40 comentarios
  1. Hola, llegue aqui desde google, la empresa en donde esta?, Somos una PYME de servicios, tienen una solución para nosotros en lo referente a proceso de cobranzas?

  2. Buenos dias, me podrian mandar mas informacion, muy interesante la gestion y las estrategias de cobranzas. gracias

  3. Hola, me gustaria entender mas como se coordinan o miden las acciones que se describen en el proceso para recuperar la cartera de cobranza, mucha gracias

    1. Hola Juan, toda la gestion se basa en acciones, respuestas, paso de tiempo y cumplimiento de compromisios asumidos por los deudores. Todo eso es gestionado por un workflow que permite organizar la tareas futuras y las estrategias de barrido de las campanias en funcion a lo que nuestros clientes quieren organizar o priorizar. Si queres organizamos una reunion o una demo remota y podes entender en detalle, saludos

  4. Queria consultar si hay forma de contactar al deudor por varios medios y poder coordinar todo eso, para no repetir llamados, etc

    1. Hola Carlos como estás?
      SI podes contactar al deudor por varios medios y podes coordinar para efectuar varias campanias tambien. El CRM se encarga que no repitas los llamados, cualquier otra duda me avisas

  5. Ademas queria saber como se va actualizando los nuevos clientes en mora en la cartera de cobranza, o facturas adicionales

  6. Se actualiza a partir de un excel, con la frecuencia que gustes. En estudios de cobranzas actualizan una vez por mes, en empresas B2B una vez al dia y en tarjetas de credito y aquellos que tienen clientes del tipo B2C tambien. De todas formas se puede automatizar la carga del excel o incluso interfaces. saludos

  7. Hola ¿Se puede utilizar debitia desde tres estudios de cobranza? y que esten coordinados desde una empresa, seria para mora temprana, gracias

    1. Hola, si podes. En ese caso cada estudio trabaja independiente o coordinado en base a una estrategia comun. Tambien podrias centralizar una campaña e ir asignando a los gestores segun el capacity que requiera la estrategia.

  8. Buenas tardes, cual es el mejor canal para contactar a una empresa?
    De eso se ocupan las estrategias de cobranzas?
    Gracias

  9. Estimados, agradezco la información que comparten, hay algun esquema que me recomienden para empezar a gestionar cobranzas en mi empresa?
    Me refiero a organizar el proceso de gestión de cobranzas
    Gracias

    1. Gracias a tí, Jose Antonio.
      Buscamos que nuestros clientes mejoren y controlen sus procesos de gestión de cobranzas y la coordinación de la gestión de cobranzas, mediante un proceso automático de gestión.
      Saludos

  10. Excelente el proceso de gestión de cobranza que describen. Entiendo que se podría utilizar o adaptar a una clínica médica?. Muchas gracias

  11. El proceso de gestión de cobranza podría incluir el uso de chatbots de cobranza?
    Chatbot que tenga pre definidos mensajes de cobranza por whatsapp?
    Gracias

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