Etapas para recuperar la cartera de cobranza vencida (recuperación de cartera vencida)

Nos consultan a menudo, ¿Como recuperar la cartera de cobranza vencida? La gestión de recupero tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa.

La Gestión de recupero, se basa en un proceso ordenado de etapas, que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

La gestión de la cartera de Cobranza, busca reactivar  el contacto comercial con el cliente a fin de lograr que mantenga sus créditos al día y requiere un proceso de cobranza organizado.

¿Como organizar el proceso de cobro para recuperar la cartera de cobranza vencida (Recuperación de la cartera vencida)?:

• Organizar la información e el primer paso para recuperar la cartera vencida
• Gestionar la información relevante de deudas para agilizar la recuperación de la cartera vencida
• Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de Cobranza mediante un Plan de cobranza
• Automatizar el contacto con el cliente mediante un sistema de cobranza
• Coordinar nuestro equipo de trabajo, para facilitar la recuperación de la cartera de cobranza
• Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos para recupera la cartera vencida
• Darle herramientas al equipo de gestión, basada en un plan y estrategia para recuperar la cartera de cobranza
• Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza.
• Supervizar y ajustar la estrategia de gestión permite recuperar la cartera de cobranza vencida en menor tiempo.

¿Como recuperar la cartera vencida mediante etapas?

El proceso de cobro se define como el proceso formal para contactar a los clientes morosos y tramitar el pago de una cuenta por concepto de la compra de un producto o servicio. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de cobro, que delimitan el proceso de cobro, se basa en la utilización de técnicas, planes, reportes, acciones, métodos, etapas  y una estrategia de cobranzas que coordina todo el proceso de cobranzas.

El proceso de recuperación de la cartera vencida, se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.

  

Proceso de recuperación de cartera vencida: Las etapas que lo ayudaran a recuperar la cartera de cobranza vencida en forma organizada:

En el proceso de recuperación de cartera vencida, se pueden distinguir seis etapas que vale la pena conocer, para realizar la cobranza en forma eficiente logrando el equilibrio entre recuperar su cartera de cobranza vencida rápido y mantener la relación con el cliente:

1. Procesar y análizar la información de la cartera de cobranza vencida, organizar y validar la información de los clientes y deuda.
2. Segmentar de la cartera de cobranzas vencida. Organizar los clientes a gestionar en la cartera de cobranza.
3. Definir y automatizar la estrategia de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar una cobranza eficiente sobre la cartera de cobranza vencida.
4. Realizar el cobro, basado en la estrategia de cobranzas pre definida de contacto. Ejecuntando una estrategia de cobranzas automatizada mediante canales digitales de cobranza.
5. Gestionar con Gestores o analistas de cobranzas, para los casos de mator dificultad o falta de respuesta en los canales automáticos.
6. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del proceso de cobranza, mediante reportes de cobranzas

Proponemos un proceso de 6 etapas para recuperar la cartera de cobranza vencida mediante un proceso de cobro efectivo:

1. Procesar y análizar la información de cobranzas, organizar y validar la información

   • Disponer de una política domumentada. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos
   • Ese procedimiento debe ser conocido y utilizado por el área de cobranzas
   • El proceso de cobranzas se inicia en el momento que se emite la factura
   • La política de cobranzas debe incluir un proceso previo de análisis crediticio
   • La validación de datos de facturación, con los detalles que eviten la impugnación
   • Incluir un proceso de aceptación de la factura
   • Tener el OK de el proceso comercial de orden de pagocon una orden de compra previa
   • Especificar los medios de pago y su recepción.

2. Segmentar de la cartera de cobranzas. Organizar los clientes a gestionar

   • El equipo de gestión y las acciones automáticas de contacto se deben concentrar en los clientes que mas impacto tendran para la cobranza
   • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.
   • Realizar la cobranza basada en una segmentación felxible y parametrizable.

3. Definir y automatizar  la ESTRATEGIA de recupero, de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar una cobranza eficiente.

   • La estrategia de cobranzas permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión
   • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
   • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance
   • Los canales de comunicaciones con los que disponemos
   • Automatizar los canales digitales de cobranza, coordinando SMS, mail, chatbot de WhatsApp.
   • Utilizar las llamadas personales como complemento a la gestión automática de cobranzas

4. Realizar el recupero de cartera, basado en la estrategia de cobranzas pre definida de contacto.

   • Eligiendo los canales en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas.
   • De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.
   • Contactar a los clientes por distintos canales coordinados, automatizados, incluyendo chatbots de WhatsApp, IVR, SMS, MAil
   • Gestionar con todos lo canales de contacto en forma omnicanal
   • Que incluya las llamadas teleónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranzas
5. Gestión con Gestores de recupero de cartera vencida de cobranza
   
   • Que incluya las llamadas teleónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranzas
   • Organizar los llamados diarios basados en la estrategia de cobranza
   • Monitorear la ejecución de los llamados a los clientes morosos
   • Ajustar la estrategia de contacto telefónico de forma que se complemente con las gestiones automáticas.

6. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del proceso de recupero de cartera, mediante reportes de cobranzas

   1. Todo proceso de cobranzas debe ser medido y controlado
   2. Utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas.
   3. En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranzas
   4. Haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranzas.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el proceso para recuperar la cartera vencida sea arduo. Por lo tanto, si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabando en forma remota, coordinar la gestión de recupero de cartera vencida mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental.

   

NUESTRA PROPUESTA:

Ayudarlo a utilizar las mejores prácticas y estrategias de Gestión para recuperar su cartera vencida . Recuperar su dinero, coordinar y supervisar su equipo de trabajo, aun gestionando en forma remota. Coordinar una estrategia que incluya canales digitales, ChatBots en WhatsApp, mail, SMS, en forma integrada y efectiva.

Ya ayudamos a recuperar su  cartera vencida a Empresas Comerciales, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina.

El Sistema de cobros Debitia, le permitirá realizar el proceso de cobro en forma efectiva, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranzas, por lo que permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

Recomendamos utilizar un sistema de cobranzas para recuperar la cartera vencida, ya que permite:

1. Automatizar el proceso para recuperar la cartera de cobranza vencida
2. Recuperar en forma inteligente. Contactar con inteligencia previa a sus clientes.
3. Interactúar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o portal de clientes.
4. Coordinar todos los canales digitales de contacto mediante estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
5. Aplicar las políticas y procesos de contacto definidas sobre la cartera de cobranzas vencida
6. Automatizar la a estrategia de cobranzas y el trabajo remoto.
   1. Estableciendo el orden y la priorización.
   2. La distribución de tareas.
   3. La supervisión de sus colaboradores.
   4. Medir la gestión individual mediante tableros y reportes.