Que es Proceso de Cobranzas. Importancia y ¿como Realizarlo?

El proceso de cobranzas es fundamental para cualquier negocio, ya que permite recuperar los pagos pendientes de los clientes. Es un conjunto de actividades que se llevan a cabo para garantizar el pago de las deudas de manera oportuna. La efectividad de este proceso tiene un impacto significativo en la salud financiera de la empresa. Por lo tanto, es crucial entender su importancia y establecer los objetivos adecuados para lograr una gestión eficiente de las cuentas por cobrar.

¿Cómo cobrar desde WhatsApp? , si le interesa, lea nuestra publicación

La automatización de las comunicaciones con el cliente se ha convertido en una de las principales estrategias que las instituciones líderes están empleando en la gestión de cobros. En este contexto, un software de cobranza integrado a WhatsApp, ofrece oportunidades innovadoras para las estrategias de cobro y es un canal eficiente para cobrar desde whatsapp.

¿Cuándo se inicia el Proceso de Cobranzas?

El proceso de cobranzas, se inicia cuando la obligación queda en mora y el deudor no paga lo adeudado pese a haberse realizado la notificación de requerimientos de pago, así la empresa toma la decisión de iniciar el proceso buscando garantizar el pago de los valores adeudados, a través del proceso de cobranza.

Objetivos del proceso de cobranza

El proceso de cobranza tiene como objetivo principal recuperar las deudas pendientes de manera eficiente y en el menor tiempo posible. Para lograrlo, se busca mantener una comunicación constante y efectiva con los deudores, brindar opciones de negociación de pagos que se ajusten a sus posibilidades y aplicar técnicas persuasivas para motivar el cumplimiento de las obligaciones.

   

¿Que son las etapas del Proceso de Cobranza? – Definición de las etapas del Proceso de Cobranza

Las etapas de cobranza son un conjunto de estrategias que una empresa implementa para asegurar que los clientes o deudores cumplan con sus obligaciones financieras y paguen sus facturas o deudas a tiempo Las etapas de cobranza son un elemento fundamental dentro del proceso de la gestión de cobranza, una efectiva gestión de cobranza contribuye significativamente a mantener un flujo de caja constante en la empresa.

El proceso de  gestión de cobranzas basado o bien en etapas de cobranza en función a la anticuación de la deuda del cliente que aquí compartimos o puede realizarse en base al estado del cliente en el proceso de gestión, ofrecemos una visión de los dos enfoques o caminos para ejecutar el proceso de cobranza. El proceso de cobranzas mediante las etapas, permite agrupar a los clientes según distintos criterios.

Los criterios de agrupación pueden variar según la empresa, tipo de cliente, industria, score de crédito o el criterio que elija el gestor de la cartera de cobranza. Usualmente se utilizan como criterios de el AR aging o vencimiento mas antiguo de los documentos en deuda. Otro criterio es evaluar en que lugar del proceso de cobranza se encuentra el deudor, esto es relacionado al estado de su contacto.

Etapas de la cobranza basado en Aging, supondrá un tipo de gestión para cada etapa, es decir el proceso de cobranza, las estrategias y los canales de comunicación cambiaran para cada una de las etapas. Los tipos de gestión de cobranza pueden dividirse en cuatro etapas: cobranza preventiva, cobranza administrativa, cobranza extrajudicial y cobranza judicial.

Las 6 fases del Proceso de Cobranza:

Las fases de cobranzas son un conjunto de estrategias que una empresa implementa para asegurar que los clientes o deudores cumplan con sus obligaciones financieras y paguen sus facturas o deudas a tiempo. El proceso de cobranza puede realizarse en seis fases fundamentales:

1. Identificación de deudores, procesamiento de la información,donde se realiza una exhaustiva revisión de los registros y documentos que permiten identificar a los clientes que tienen una deuda pendiente.
2. Segmentación de los clientes en etapas de gestión.
3. Definir la estrategia de cobranza, los canales digitales de contacto y las herramientas del equipo de gestión.
4. Comunicación con los deudores, a través de diferentes vías como llamadas telefónicas, correos electrónicos , mensajes de cobranza por whatsapp. Es importante mantener una comunicación clara y precisa para informar al deudor sobre su deuda y las consecuencias de no cumplir con los pagos.
5. Gestión y negociación de pagos, donde se busca llegar a acuerdos con los deudores para establecer formas de pago que sean adecuadas para ambas partes. Se pueden ofrecer opciones como planes de pago, descuentos o incluso la reestructuración de la deuda. En esta etapa es fundamental ser flexible y buscar soluciones que permitan recuperar la deuda de manera efectiva.
6. Análisis del proceso de cobranza, mediante tableros y reportes. Permite ajustar la estrategia de cobranza y ejecutar un proceso de supervisión sobre el equipo que esta gestionando y contactando a los clientes en mora.

10 Claves del Proceso de Cobranza Efectivo

La organización y control sobre el proceso de cobranza son fundamentales, por lo que la documentación de la política de cobranza, la segmentación de la cartera y el entendimiento de todo el proceso de cobranza, el medir la eficiencia, lograr la automatización del proceso de cobranza y finalmente medir el desempeño son fundamentales en este proceso.

Por esta razón, compartimos estas 10 claves del Proceso de Cobranza Efectivo:

1. Realizar la cobranza basada en una Política de Cobranzas que determine los pasos a seguir desde que se suma un nuevo cliente, se emiten las facturas, y se le da seguimiento a los pagos y reclamos.
2. Que tenga límites y cursos de acción pre establecidos para realizar el proceso de cobranza, en base en buenas prácticas y fomente medir y controlar el proceso de cobranza
3. Disponer de al menos un recurso con dedicación full time responsable y con los skills que permitan el cobro de las facturas con prontitud.
4. Disponer de la información actualizada soportada en un proceso predecible y que permita la administración de las gestiones de cobranza que se realizan con el cliente.
5. Utilizar un proceso automático de cobranza que recuerde al cliente que tiene una factura para pagar, antes del vencimiento y le vuelva a recordar el día del vencimiento.
6. Las facturas en disputa deben tener un responsable asignado, cada disputa debe generar una tarea a ese responsable con fecha de finalización.
7. Utilizar modelos pre establecidos de cobranza, para cada tipo de iteración con el cliente, ya sea telefónica, mail, WhatsApp.
8. Aplicar respuestas, que permitirán organizar la próxima acción sobre el cliente a fin de lograr el pago.
9. Disponer de una planificación y orden en que serán contactados los clientes a gestionar.
10. Organice una priorización según criterios relevantes para la empresa y la gestión de su capital de trabajo.

¿Que es Debitia, software de cobranzas, Como Funciona? – Automatizamos el Proceso de Cobranza

Las principales funcionalidades de Debitia son:

1. Automatización de el proceso de cobranza: Debitia automatiza los procesos de cobranza, desde el envío de facturas hasta el cobro efectivo, mediante su integración con pagos digitales online.
   
2. Contacto inteligente con clientes: Debitia contacta a los clientes de manera inteligente, aplicando estrategias de cobranza preestablecidas y coordinando el uso de diversos canales digitales como WhatsApp, email y SMS.
3. Interacción y autogestión del cliente: Debitia ofrece a los clientes la posibilidad de autogestionar sus pagos a través de WhatsApp o portales web, ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo de cobranzas.
4. Coordinación de canales digitales: El software de cobranzas, coordina el uso de los diferentes canales digitales de contacto, aplicando las mejores estrategias recurrentes y automáticas de cobranza.
   
5. Aplicación de políticas de cobranza: Debitia permite aplicar las políticas y claves del proceso de cobranza definidas por la empresa de manera automatizada.
6. Gestión remota y supervisión: El sistema ayuda a organizar el trabajo remoto del equipo de cobranzas, estableciendo prioridades, distribuyendo tareas y supervisando el desempeño a través de tableros y reportes, con el objetivo de mejorar la eficiencia y efectividad en la recuperación de deudas
   
7. Integración y medición: Debitia se integra con otras herramientas y permite medir la gestión individual de los colaboradores mediante dashboards y APIs de Excel, PowerBI y WhatsApp.

 

Debitia es el mejor sistema para cobranza en el mercado gracias a sus funcionalidades. Desarrollamos Debitia para ser la mejor plataforma de cobranzas. ¡Descubre todas sus ventajas y elige el mejor software de gestión de cobranza para tu empresa!.

El Software de Cobranzas Debitia está presente en México, Perú, Colombia, Panamá, Chile, Paraguay, Ecuador, Bolivia, Uruguay, Argentina y Centro América. Nuestro Software de Gestión de Cobranzas, te brinda las mejores, las estrategias de cobranza y se integra con ERPs y Core Bancarios.

Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y FinTech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.

             

La utilización de las etapas de cobranza para gestionar el proceso de cobranzas, explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el software de gestión de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta automatizada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado también en Debitia.