¿Qué es la Gestión de la Cartera de Cobranza?

El proceso de Gestión de la Cartera de Cobranza eficiente tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. La gestión de cobranza implica un conjunto de estrategias que se implementan para favorecer y optimizar los procesos de pago de los clientes. La gestión de la Cartera de Cobranza eficiente, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. Nos cosultan a diario ¿a que se le llama cartera vencida?, ¿como gestionar la cartera vencida?.

Utilice reportes e indicadores, para la Gestión de  la Cartera de Cobranza Vencida

Lo que no se mide, no se controla. Todo la gestión sobre la cartera de cobranza vencida, debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes de cobranza en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas. En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobranza, haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza. De esta forma las gestiones y cobranzas organizadas permitirán la recuperación de cartera de cobranza vencida en menor plazo y con menores recursos.

Las claves para gestionar la cartera de cobranza vencida en forma eficiente

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de la cartera de cobranzas en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica a realizar la cobranza en forma eficiente.

La coordinación del proceso de cobranzas se logra utilizando metodología y buenas prácticas para hacerla en forma eficiente.

La utilización de Póliticas de Cobranzas, la base para organizar la gestión de la cartera de cobranza vencida.

La utilización de políticas de cobranza e indicadores de cobranza, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Eso permitirá  definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos.

En Debitia hemos volcado los mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cobranzas y recupero de las carteras de cobranza, en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica, no solo hemos volcado esa experiencia en nuestra herramienta sino que tambien compartimos buenas prácticas de gestión de cobranza.

¿Como es el Proceso de recuperación de la cartera de cobranzas vencida?

El proceso de cobranzas, o recuperación de la cartera de cobranzas,  se define como el proceso formal para contactar a los clientes morosos y tramitar el pago de una cuenta por concepto de la compra de un producto o servicio. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de Cobranza. Es usual utilizar  distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas. El proceso de cobranzas busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

¿Como se programa el Proceso de gestión de cobranza y recuperación de la cartera de cobranza vencida?

1. Definir a que se le llama o denomina la cartera vencida.
2. Utilizando un proceso que permita organizar y realizar las cobranzas en forma: Predecible, Medible, Controlable.
3. Aplicando políticas, indicadores y reportes de gestión dobre la cartera de cobranza vencida.
4. Estandarizar los procesos de cobranza, a fin de poder organizarlos y medirlos.
5. Coordinar acciones y responsables de gestión sobre la cartera de la cobranza vencida.
6. Organizar el proceso de gestión de cobranzas y recuperación en etapas de la cartera vencida.
7. Automatizar la mayor cantidad de tareas, mediante un workflow de cobranzas.

En otra publicación compartimos las ESTRATEGIA DE COBRANZAS  y en otro CLAVES DE UN PROCESO DE COBRANZA EFECTIVA

Proceso de Cobranza y recuperación de la cartera de cobranza

La sistematización de este proceso, mediante un proceso de gestión de cobranza y recuperación, no sólo logra reducir costos y tiempos de recupero, sino, que al automatizarlo y estandarizarlo se logra una mayor productividad y efectividad en la asignación del equipo de gestión. Lograr la coordinación de las tareas con un equipo distribuido es el mayor desafió en la actual coyuntura. En el actual contexto hay que organizar su equipo remoto de cobranza y poder asignar una estrategia distribuida de Gestión de cobro.

El proceso de gestión de cobranza y recuperación de cartera, se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.

La gestión de cobranza y recuperación de la cartera de cobranzas en forma efectiva, busca reactivar  el contacto comercial con el cliente a fin de lograr que mantenga sus créditos al día y requiere:

• Gestionar la información relevante de deudas
• Automatizar el contacto con el cliente para reducir el tiempo de cobranza
• Coordinar nuestro equipo de trabajo de cobranza
• Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos
• Darle herramientas al equipo de gestión de cobros

La base de la gestión de cobranza y recuperación efectiva es la coordinación. Es por eso que debemos incluir en el proceso la automatización del envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto y uso de los canales digitales con los clientes morosos hace que este proceso sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo puede encuentrarse trabando en forma remota, la coordinación se vuelve fundamental.

¿Que elementos deben dar soporte a la gestión de Cobranza y recuperación de cartera vencida?

Para realizar la Gestión de cobro sobre la cartera vencida, sugerimos incluir elementos que deberían integrar un proceso de Gestión de cobro efectivo. Estos elementos ayudan a organizar las definiciones que luego se utilizarán al momento de definir un proceso de gestión de cobranzas. Es recomendable analizar si actualmente se los esta considerando en el proceso de cobro de deuda.

1- La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables.

2- Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de cobro efectivo, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

3- Establecer y coordinar responsables y recursos que se van a utilizar en la gestión. Establecer los controles, limites y que tendrán los analistas en la gestión y negociación con los clientes.

¿Como organizar la Estrategia de cobro efectivo de la cartera vencida?

Debemos definir la forma o estrategia de cobro, en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas. De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.

La estrategia de cobro sobre la cartera vencida, define las acciones a aplicar y la coordinación de recursos a utilizar. La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobro. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Permitirá apalancar la gestión de cobro y hacerla efectiva.

Una estrategia de cobranzas efectiva sobre la cartera vencida permitirá organizar los recursos, los canales de contacto y su equipo de trabajo de forma de «barrer» los clientes que usted necesita, en la forma en que quiere hacerlo y obteniendo los resultados que desea. Este tópico es extenso para tratarlo, pero abajo dejamos link para leer en mas detalle.

La mayoría de las veces validar la recepción de la factura o aviso de vencimiento es suficiente para lograr el pago, pero otras es necesario insistir. Si el moroso esta dispuesto a pagar, brindando los datos de fecha de pago y medios para hacerlo solucionará la mora. En otros la buena disposición al pago se ve impedida por problemas de liquidez y es necesario ofrecer alternativas de pago y re financiación.

El proceso de cobro eficiente , se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos.

¿que NO es estrategia de cobranza?

Actualmente hay soluciones que dicen ejecutar una estrategia de cobranza y solo realizan la automatización del envió de mails o SMS sobre un esquema calendario y organizan los casos para gestión telefónica basado en una ecuación que pondera en distintas proporciones: Monto de Deuda, Antiguedad de Deuda y dias desde la última gestión. No se engañe, Eso no es Estrategia de Cobranza, simplemente porque se repite indefinidamente y se focaliza siempre en los mismos clientes. Por otro lado requiere de un trabajo manual de elegir el cliente a llamar de una lista y re agendar en forma manual. No permite escalar la gestión y no prioriza sino que repite indefinidamente basado en su su propia limitación de origen. Por otro lado y fundamentalmente acota los parámetros de selección y ejecución automática de campañas por distintos canales en forma integrada.

Si quiere leer en profundidad sobre estrategia de cobro, sugerimos leer AQUI

En la medida en que la intención de pago disminuye, también se reduce la posibilidad de recobrar la deuda. En consecuencia, las acciones de cobro deben ser más fuertes y de mayor impacto. Por otro lado comunicar que la falta de pago produce intereses de demora.

Es necesario utilizar campañas de acciones y mensajes a la cartera de clientes, para incentivar al cliente a que pague la deuda o servicio impago, ofreciéndole la posibilidad de pagar e informar si ha tenido problemas con el servicio, atención, producto o servicios.

Muchas veces un problema en el proceso comercial, de entrega o aceptación del servicio entorpece el proceso de cobro. Los canales de comunicación deben permitir una iteraccion con el cliente de forma de resolver cualquiera de estos eventos que entorpecen el cobro. Usualmente se utilizan mensajes de texto, mail, WhatsApp

La Gestión y Negociación personal permite coordinar los cursos de acción y los pasos para llevar al clientes por el camino de llamada, contacto, compromiso y pago. Este proceso tiene que respetar la particularidad de cada industria y el tipo de clientes. Lo que recomendamos es coordinarlos y administrarlos de forma de armar el Proceso de Gestión de cobro efectivo

Los ChatBots de Cobranza por WhatsApp permiten automatizar el recupero de la cartera de cobranza vencida:

• Sumar un canal sumamente potente a la gestión de cobranza y recuperación de la cartera de cobranza vencida
• Automatizar el proceso de contacto y la respuesta a los clientes durante la cobranza
• Informar la deuda de la cartera de cobranza vencida actualizada cliente por cliente en forma online
• Registrar promesas de Pago
• Informar pagos realizados
• Atención con gestores según demanda del cliente
• Realizar escalamiento a gestores en los casos complejos de cobranza vencida

NUESTRA PROPUESTA:

Ayudarlo a utilizar las mejores prácticas y estrategias de cobro sobre su cartera de cobranza vencida. Recuperar su dinero, coordinar y supervisar su equipo de trabajo, aun gestionando en forma remota. Coordinar una estrategia que incluya canales digitales, ChatBots en WhatsApp, mail, SMS, en forma integrada y efectiva.

Ya ayudamos a realizar la cobranza y recuperación de cartera de empresas comerciales, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina.

El sistema de Gestión de Cobranzas Debitia, le permitirá definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de cobro, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de su cartera de cobranza vencida. Hacer la cobranza simple y efectiva.

Recuperación de la Cartera de Cobranza vencida en forma eficiente:

• Automatizar la gestión de la cartera de cobranza vencida
• Contactar con inteligencia previa a sus clientes.
• Interactúar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o portal de clientes.
• Coordinar los canales digitales de contacto mediante estrategias preestablecidas, recurrentes y automáticas.
• Aplicar las politicas de cobranzas definidas
• Automatizar la a estrategia de cobranzas y el trabajo remoto.
  • Estableciendo el orden y la priorización.
  • La distribución de tareas.
  • La supervisión de sus colaboradores.
  • Medir la gestión individual mediante tableros y reportes.

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