PROGRAMA DE CUENTAS POR COBRAR

PROGRAMA DE CUENTAS POR COBRAR DEBITIA

Un programa de CUENTAS POR COBRAR es una herramienta tecnológica que ayuda a poner en orden las cuentas por cobrar y permite darles seguimiento. El uso de un Programa de Cuentas por cobrar, significa la posibilidad de organizar el Proceso de Gestión de Cuentas por Cobrar / Cobros utilizando un conjunto de estrategias, técnicas y metodos eficientes a fin de reducir los plazos de cobro y el costo asociado al proceso de recuperación de la cartera de Cobranza.

Como hace el Programa de Cobranza para cumplir su objetivo:

• Debe permitir definir las acciones de cobranza,
• Tareas de su equipo de cobranza
• Permitiendo la coordinación de recursos y
• Programar la gestion de cobranza.
• Administrar canales de contacto con clientes: Mail, SMS, ChatBot WatsApp Integrado
• Reportes de gestión, recupero y efectividad, API Excel para que siga usando sus tableros de Excel en forma ONLINE

¿Como hacer una buena gestión de cuentas por cobrar? – Medir el  proceso de gestión.

Todo proceso de Gestión de cuentas por cobrar debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranza. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza, poder ajustar la estrategia de gestión de cobranza, ejecuntando un plan de cobro y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cuentas por cobrar.

La coordinación del proceso de la Gestión de cuentas por cobrar se logra utilizando procesos, metodología y buenas prácticas para hacerla en forma eficiente.

Definición de la Gestión de cuentas por cobrar – ¿Que son las cuentas por cobrar?:

La Gestión de cuentas por cobrar, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de Gestión de cuentas por cobrar incluye:

• Gestión de documentos, facturas, Pagarés, Valores
• Establecer y utilizar Políticas y Procesos de gestión de cuentas por cobrar
• Coordinar y utilizar Indicadores de gestión de cuentas por cobrar
• Medir la gestión de cobranza con Reportes de Cobranza
• Utilizar un Proceso o workflow de Gestión de cobro
• Automatizar el proceso con un sistema de Gestión de cuentas por cobrar

Como debemos gestionar mediante un Programa de cuentas por cobrar:

• Definir el tipo de deudor
• Hacer un seguimiento personalizado
• Definir políticas, límites.
• Establecer controles, trazabilidad de las gestiones
• Los recursos y equipos
• Utilizar los 4 pilares de la gestión de cuentas por cobrar (abajo)

El principal objetivo o misión es transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por esa razón, la Gestión de cuentas por cobrar, se basa en un proceso ordenado de pasos, que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

La utilización de políticas, indicadores y reportes de gestión de cobro, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cuentas por cobrar y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Eso permitirá  definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos.

¿Que hemos visto en distintos clientes?

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cuentas por cobrar y en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica a organizar su proceso de gestión de cobranza, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga.

Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y Empresas comerciales por supuesto. Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último,  al final del artículo,le comentamos de que forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

 ¿Como hacer una buena gestión de cuentas por cobrar?

El proceso de cobranza esta basado en la utilización de un Política de cuentas por cobrar. Es usual utilizar  distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas. Por esta razón, el proceso de cobranza busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

En otra publicación compartimos las ESTRATEGIA DE COBRANZAS  y en otro CLAVES DE UN PROCESO DE COBRANZA EFECTIVA

Coordinación:

Es por eso que debemos incluir en el proceso de cobranza la automatización del envío de Mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto y uso de los canales digitales con los clientes morosos hace que este proceso sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo puede encuentrarse trabando en forma remota, la coordinación se vuelve fundamental.

NUESTRA PROPUESTA:

Disponibilizar un Programa de Cuentas por Cobrar y ayudarlo a utilizar las mejores prácticas y estrategias de Gestión de Cuentas por Cobrar. Recuperar su dinero, coordinar y supervisar su equipo de trabajo, aun gestionando en forma remota. Coordinar una estrategia que incluya canales digitales, ChatBots en WhatsApp, mail, SMS, en forma integrada y efectiva.

Ya ayudamos a Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina.

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