5 PASOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COBROS PARA EMPRESAS

Debitia es una innovador software de Cobranza en México, diseñado para automatizar y optimizar el proceso de cobranza. Las funciones y beneficios del software de Cobranza Debitia, facilitan el contacto con los clientes utilizando etapas de gestión de cobranza, potentes herramientas de contacto digitales y estrategias de cobranza inteligentes mediante canales digitales integrados como WhatsApp e email, ademas permite la autogestión de pagos, la mejora en la supervisión del equipo y proporcionado un análisis en tiempo real, lo que resulta en una recuperación de deudas más eficiente y efectiva. El software de cobranza Debitia México, ya automatiza la Gestión de Cuentas por Cobrar en Empresas, Bancos, Fintech, Telefónicas, Transporte, Retail, Hotelería, Residuos, Petroleo y Estado si quiere conocernos agende una demo.. El software de Cobranza Debitia está presente en México, Perú, Colombia, Panamá, Chile, Paraguay, Ecuador, Bolivia, Uruguay, Argentina y Centro América y brinda las mejores, las estrategias de cobranza y se integra con ERPs y Core Bancarios.

5 PASOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COBROS PARA EMPRESAS

El proceso de Gestión de Cobros eficiente tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. El proceso de Gestión de Cobros eficiente, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. Todo proceso de Gestión de Cobros debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobro. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobros, poder ajustar la estrategia de cobro, ejecuntando un plan de cobro y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobros.

¿Que es la Cobranza? ¿Porque organizar el Proceso de cobranza o Proceso de Cobros?

La cobranza es el proceso mediante el cual se busca recuperar los pagos pendientes de clientes que tienen deudas vencidas. En cuanto a los tipos de cobranza que puede hacer un negocio, hay varios; por ejemplo la cobranza preventiva, la cobranza administrativa, extrajudicial y la cobranza judicial. Pero ¿cuál es la que corresponde hacer a tu organización? ¡A continuación te brindamos más detalles!. La cobranza consiste en la recuperación de los créditos otorgados previamente por una empresa, regularmente Industrial, Comercial, Financiera, o Prestadora de Servicio actividad, que se realiza en México y en todos los países del mundo. En otras palabras, es el acto o procedimiento a través del cual se consigue la contraprestación por un bien o servicio o la cancelación de una deuda. En ese sentido, la cobranza puede darse antes, durante o después de recibir el bien o servicio solicitado; el cobro que se realiza antes se le denomina como adelantado. La gestión de cobranza es el conjunto de estrategias y procesos que una empresa implementa para recuperar pagos pendientes de sus clientes. Su objetivo principal es reducir el riesgo de impago y garantizar la liquidez financiera.

La cobranza efectiva es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que permiten recuperar pagos pendientes de clientes en el menor tiempo posible, optimizando recursos y manteniendo relaciones comerciales saludables, para asegurar la liquidez y la estabilidad financiera de la empresa. El proceso de cobranza abarca todas las etapas y actividades, desde la prevención hasta la resolución judicial, que una organización implementa para asegurar el cobro de deudas, incluyendo la segmentación de clientes, el seguimiento y la comunicación multicanal

El proceso de cobranza es el conjunto de actividades y estrategias que implementa una empresa para asegurar el pago oportuno de las deudas de sus clientes, especialmente cuando estos han adquirido productos o servicios a crédito. Este proceso de cobranza es fundamental para la salud financiera de cualquier organización, ya que garantiza la liquidez necesaria para cubrir costos operativos, pagar a proveedores y sostener el crecimiento del negocio.

Los tipos de cobranza se pueden clasificar de varias maneras, dependiendo de la etapa del cobro, la forma de contacto con el cliente o la estrategia utilizada. En general, se pueden distinguir cobranzas preventivas, administrativas, extrajudiciales y judiciales. También existen cobranzas directas (realizadas por la empresa) o tercerizadas (realizadas por una agencia externa). El proceso de cobranza busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente. La gestión de cobranzas se estructura en cuatro etapas fundamentales: la cobranza preventiva, la cobranza administrativa, la cobranza extrajudicial y la cobranza judicial. 

El cobro de deudas es un aspecto esencial de la gestión financiera de una empresa. Consiste en procedimientos que permiten a un acreedor obtener el pago de un deudor moroso. En términos prácticos, el cobro de deudas significa que una empresa no tiene que sufrir presiones de tesorería debido a la morosidad, o incluso pérdidas significativas. Por lo tanto, la aplicación de un procedimiento eficaz de cobro de deudas preserva la salud financiera de la empresa. Descubra los distintos métodos y estrategias que puede aplicar para beneficiarse de las ventajas del cobro de deudas.

A lo largo de esta publicación analizaremos la importancia del proceso de gestión de cobros, respecto a la cobranza efectiva, la gestión de cobranza, las estrategias de cobranza y los beneficios de aplicar estrategias de cobranza efectivas:

La gestión de cobros es un proceso fundamental en toda empresa, por lo que utilizar una metodología y procesos de Gestión de Cobros es es la forma de realizar el Proceso de Cobro en forma profesional y ordenada para administrar el cobro de deudas. Definir y establecer pasos y etapas mediante el uso de una Metodología y un Proceso de Gestión de Cobros, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

• Estrategia de Cobranza de Planificación y segmentación: es crucial tener un plan de cobranza detallado que clasifique a los deudores según el riesgo y la antigüedad de la deuda. Esto permite aplicar estrategias específicas para cada segmento.
• Estrategia de cobranza de Comunicación clara y profesional: mantén un tono de comunicación claro, respetuoso y profesional. Usa múltiples canales de comunicación como correo electrónico, mensajes de texto y llamadas telefónicas para realizar seguimientos.
• Estrategia de cobranza de Documentación rigurosa: mantén un registro detallado de todas las interacciones con los clientes, incluidos acuerdos de pago, recordatorios enviados y conversaciones. Esto será útil en caso de disputas o acciones legales.
• Estrategia de cobranza de Proporcionar un buen servicio al cliente: Aunque pareciera obvio, esta es una de las mejores prácticas que más se ignoran al momento de cobrar. Atender las quejas e inconformidades oportunamente es una condición básica, con el fin de evitar que los clientes inconformes tomen represalias pagando a destiempo.
• Estrategia de cobranza de Establecer fechas de pago beneficiosas para ambas partes: Con el fin de incrementar la probabilidad de pago oportuno, se aconseja que los días de pago coincidan con los momentos de mayor liquidez para los clientes.
• Estrategia de cobranza de Flexibilidad en acuerdos de pago: ofrece opciones de pago flexibles para facilitar a los deudores el cumplimiento de sus obligaciones. Esto puede incluir extensiones de plazo o pagos a plazos.
• Estrategia de cobranza de Implementar incentivos para el personal de cobranza: Con el fin de que el personal encargado de las cuentas por cobrar obtenga beneficios por sus resultados, existen distintos tipos de incentivos basados en la recuperación efectiva según los tramos de mora.
• Estrategia de cobranza de Monitoreo continuo: haz un seguimiento constante del estado de las cuentas por cobrar, ajustando estrategias según sea necesario. Esto incluye la reevaluación periódica de la eficacia de su enfoque de cobranza.
• Estrategia de cobranza de Cumplimiento legal: asegúrate de que todas las prácticas de cobranza estén en conformidad con las leyes y reglamentos locales, estatales y federales para evitar litigios y sanciones.

La utilización de Póliticas, Indicadores y Reportes permiten organizar el proceso de Gestión de Cobros y recuperar la cartera vencida:

La utilización de políticas, indicadores y reportes de la Gestión de Cobros,  permite medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobros y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables. Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobro permitirá hacer eficiente el proceso de gestión de cobros.

Para realizar un Proceso de Gestión de Cobros organizado recomendamos:

• Organizar y gestionar la información relevante de deudas para agilizar el cobros.
• Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de cobro mediante un plan de cobros.
• Automatizar el proceso de contacto con el cliente mediante un Sistema de Gestión de Cobros.
• Organizar y coordinar mediante un proceso, a nuestro equipo de trabajo, para facilitar la recuperación de la cartera de cobro.
• Coordinar mediante un proceso las acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos.
• Darle herramientas al equipo de gestión, basado en un plan y una estrategia de cobros.
• Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranza poder medir y ajustar el proceso y la estrategia de cobros.

¿Como hacer el proceso de Gestión de Cobro en forma eficiente?

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cobro, en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga. Sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero. Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y empresas comerciales por supuesto. Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último,  al final del artículo, le comentamos de que forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

Las 5 pasos para realizar el Proceso de Gestión de Cobros eficiente:

1. Organizar el proceso y análisis de la información de gestión de cobros, validar la información posteriormente.
2. Segmentar de la cartera de cobros y organizar la gestión de clientes mediante un plan de cobros
3. Definir y automatizar la estrategia de cobros y de contacto a los clientes mediante un proceso de avisos digitales.
4. Ejectar la campaña de contacto, basado en la estrategia pre definida de cobro, de acuerdo al plan de cobros
5. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del equipo y ajustar el Proceso de Gestión de Cobros.

¿Como coordinar y realizar el proceso de Gestión de Cobros eficiente?

El proceso Gestión de Cobros eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. La base del Proceso de Gestión de Cobros es la coordinación. Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobro. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el Proceso de Gestión de Cobros sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabando en forma remota, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental.

El margen para perfeccionar el proceso de gestión de cobro es muy grande, organizarlo nos permitirá lograr un proceso de Gestión de cobro efectivo.

La claves es ejecutar el Proceso de Gestión de Cobros mediante etapas y tipos de cobranza

En la medida en que la intención de pago disminuye, también se reduce la posibilidad de recobrar la deuda. En consecuencia, las acciones de cobros deben ser más fuertes y de mayor impacto. Es necesario utilizar campañas de acciones y mensajes para incentivar al cliente a que pague la deuda o servicio impago, ofreciéndole la posibilidad de pagar e informar si ha tenido problemas con el servicio, atención o producto.

Los tipos de cobranza y las etapas de cobranza, permiten dividir y organizar el proceso de cobranza de manera homogénea, facilitando la supervisión, la coordinación y control del proceso de cobranza en forma efectiva. La gestión de cobranza es un proceso estratégico que implica un conjunto de fases o etapas diseñadas para asegurar que los clientes cumplan con sus obligaciones financieras de manera oportuna. Las fases de cobranza que se utilizan en el proceso de cobranzas o administración de las cuentas por cobrar puede dividirse en cuatro etapas: cobranza preventiva, cobranza administrativa, cobranza extrajudicial y cobranza judicial.

Una gestión de cobranzas es efectiva cuando se logra recuperar a tiempo una deuda para revertir el efecto negativo en el flujo de caja de la empresa. Al concentrarnos en la experiencia del usuario para alcanzar este resultado, podemos abordar de manera personalizada las características, preferencias y patrones de los clientes, facilitando así que el cliente se ponga al día. En resumen, la gestión de cobranza es una actividad esencial para cualquier organización, ya que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento del negocio. Además, una adecuada gestión de cobro de cartera puede ayudar a que la organización tenga un flujo de caja saludable que reduzca sus riesgos financieros.

Cobranza según la etapa de cobro, además de las anteriores, también se puede clasificar la cobranza por la etapa de retraso en el cobro en que se encuentre. Así, por ejemplo, existe la cobranza preventiva, la cobranza administrativa, extrajudicial y judicial. En este caso, la cobranza extrajudicial se da cuando el retraso en relación con la fecha de pago oscila entre los 30 y 90 días.

Definir el tipo de cobranza correcto en cada caso permite segmentar a los clientes, aplicar políticas de crédito claras y personalizar la comunicación. Un buen tipo de cobranza ayuda a reducir la tasa de morosidad, acortar el período medio de cobro y mantener relaciones comerciales sólidas. Además, cada tipo de cobranza exige diferentes herramientas, desde la facturación eficiente hasta la negociación o el uso de procedimientos legales.

Procedimientos legales para cobrar deudas pendientes en España; Existen dos maneras para reclamar una deuda y que no son incompatibles entre sí: la vía extrajudicial o amistosa y la vía judicial. Via Extrajudicial: Siempre es conveniente ponerse en contacto con el deudor antes de interponer una reclamación judicial para intentar llegar a un acuerdo. Via Judicial: Si las negociaciones fracasan, lo conveniente es escalar la reclamación a nivel judicial. En España existen dos tipos de procedimientos judiciales para reclamar deuda: Interposición de procedimiento monitorio: Se trata de un procedimiento sumario y que sirve para reclamar cantidades impagadas. Demanda judicial ordinaria. El procedimiento monitorio permite reclamar deudas dinerarias acreditadas por un principio de prueba.

Lo que recomendamos es coordinarlos y administrarlos de forma de armar un proceso de gestión de cobro efectivo

Muchas veces un problema en el proceso comercial, de entrega o aceptación del servicio entorpece el proceso de cobro. Los canales de comunicación deben permitir una iteraccion con el cliente de forma de resolver cualquiera de estos eventos que entorpecen el cobro. La Gestión y Negociación personal permiten coordinar los cursos de acción y los pasos para llevar al clientes por el camino de llamada, contacto, compromiso y pago. El proceso de gestión de cobro tiene que respetar la particularidad de cada industria y el tipo de clientes con los que interactúa la empresa.

Los 5 pasos para realizar un Proceso de Gestión de Cobros Eficiente:

1. Procesar y análizar la información de cobros, organizar y validar la información

   • Disponer de una política domumentada. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos
   • Ese procedimiento debe ser conocido y utilizado por el área de cobranzas
   • El proceso de cobranza se inicia en el momento que se emite la factura
   • La política debe incluir un proceso previo de análisis crediticio
   • La validación de datos de facturación, con los detalles que eviten la impugnación
   • Incluir un proceso de aceptación de la factura
   • Tener el OK de el proceso comercial de orden de pagocon una orden de compra previa
   • Especificar los medios de pago y su recepción.

2. Segmentar de la cartera de cobros. Organizar los clientes a gestionar

   • El equipo de gestión y las acciones automáticas de contacto se deben concentrar en los clientes que mas impacto tendran para el cobro
   • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobros,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.

3. Definir y automatizar  la estrategia de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar un cobro eficiente.

   • La estrategia de cobros permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión
   • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
   • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance
   • Los canales de comunicaciones con los que disponemos
   • Automatizar los canales digitales, coordinando SMS, mail, chatbot de WhatsApp.
   • Utilizar las llamadas personales como complemento

4. Ejecutar la campaña de contacto, basado en la estrategia pre definida

   • Eligiendo los canalas en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas.
   • De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.
   • Contactar a los clientes por distintos canales coordinados, automatizados, incluyendo chatbots de WhatsApp y llamadas telefónicas.
   • Gestionar con todos lo canales de contacto en forma omnicanal, respetando el plan de cobros
   • Que incluya las llamadas teleónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranza
   • Controlar el plan de cobro de acuerdo a la definición estrategica.

5. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del proceso de Gestión de Cobros

   1. Todo proceso de cobranzas debe ser medido y controlado
   2. Utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobro.
   3. En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobros-
   4. Haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobros.

NUESTRA PROPUESTA: Te presentamos a Debitia, el mejor software de Gestión de Cobros en México.

Debitia, Software de Cobranzas: El elegido por las grandes empresas en México, Bancos y Telcos, sus principales beneficios son la automatización de procesos de gestión de cobros, la comunicación inteligente con clientes, la mejor supervisión del equipo, su potente segmentación de clientes, y la integración online a Medios de pago y WhatsApp, lo que contribuye a un mejor proceso de gestión de cobros y procesos más potentes y efectivos. Disponemos de más de 200 clientes en Latinoamérica. Debitia es el mejor programa para cobranza en el mercado gracias a sus mejores y potentes funcionalidades.

El software de cobranzas Debitia, coordina los mejores procesos y estrategias de gestión de cobros, permiten plasmar el plan de cobranza definido por la empresa, de forma de respetar y contener las políticas de negociación y pago que permitirán el recupero de la cartera de cobranza, siendo la mejor forma de planificar la cobranza en forma eficiente.

Debitia automatiza y optimiza los procesos de gestión de cobros, facilitando el contacto con los clientes, la aplicación de estrategias de cobranza, la gestión remota del equipo y la medición del desempeño, con el objetivo de mejorar la eficiencia y efectividad en la recuperación de deudas.

Las principales funcionalidades de Debitia son:

1. Automatización de la gestión de cobros: Debitia permite automatizar los procesos de cobranza, desde el envío de facturas hasta el cobro efectivo.
2. Contacto inteligente con clientes: Debitia contacta a los clientes de manera inteligente, aplicando estrategias de cobranza preestablecidas y coordinando el uso de diversos canales digitales como WhatsApp, email y SMS.
3. Interacción y autogestión del cliente: Debitia ofrece a los clientes la posibilidad de autogestionar sus pagos a través de portales web, ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo de cobranzas.
4. Coordinación de canales digitales: El sistema coordina el uso de los diferentes canales digitales de contacto, aplicando estrategias recurrentes y automáticas de cobranza.
5. Aplicación de políticas de cobranza: Debitia permite aplicar las políticas y claves de cobranza definidas por la empresa de manera automatizada.
6. Gestión remota y supervisión: El sistema ayuda a organizar el trabajo remoto del equipo de cobranzas, estableciendo prioridades, distribuyendo tareas y supervisando el desempeño a través de tableros y reportes.
7. Integración y medición: Debitia se integra con otras herramientas y permite medir la gestión individual de los colaboradores mediante dashboards y APIs de Excel, PowerBI y WhatsApp.

Estamos presentes en México y toda Latinoamérica.  Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.

Todo el proceso de gestión de cobros explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños e industrias y permite el uso de estrategias de Cobros que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta integrada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.