Etapas de Cobranza y Gestión de Cuentas por Cobrar
¿Cuales son las etapas de cobranza?
El proceso de cobranzas se basa en etapas de cobranza, usualmente se segmenta la cartera de cobranza en función a la anticuación de la deudas del cliente, esta es una alternativa, como explicaremos abajo (etapas de cobranza), también puede realizarse en base al estado del cliente en el proceso de gestión, ofrecemos una visión de los dos enfoques o caminos para ejecutar el proceso de cobranza, ya que entendemos que son complementarios.
¿Que son las etapas del proceso de gestión de cobranza? Definición de etapas del Proceso de Cobranza
La definición de las etapas del proceso de gestión de cobranza es: Son un conjunto de estrategias que una empresa implementa para asegurar que los clientes o deudores cumplan con sus obligaciones financieras y paguen sus facturas o deudas a tiempo. Las etapas de cobranza son un elemento fundamental dentro del proceso de la gestión de cobranza, una efectiva gestión de cobranza contribuye significativamente a mantener un flujo de caja constante en la empresa. El proceso de cobranzas mediante las etapas, permite agrupar a los clientes según distintos criterios.
¿Que es etapa de cobranza?
La etapa de cobranza se utiliza en el proceso de cobranzas, se focaliza en contactar a los clientes morosos por distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas.
Definición de el proceso de cobranza ¿que es el proceso de cobranza?
El proceso de cobranza se define como el procedimiento que realiza una empresa para obtener el pago de las deudas de los clientes de su cartera que han obtenido productos o servicios a crédito. Este proceso formal se utiliza para contactar a los clientes morosos y tramitar el pago de una cuenta por concepto de la compra de un producto o servicio. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de Cobranza. Es usual utilizar distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas. El proceso de cobranza busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.
El proceso de Cobranza, también puede definirse como un conjunto de actividades que se llevan a cabo para garantizar el pago de las deudas de manera oportuna.
El proceso de Cobranza eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de Cobranzas, que delimitan el proceso de cobranzas. El plan de cobranza organiza el proceso de cobranza en forma eficiente. El proceso de cobranzas es fundamental para cualquier negocio, ya que permite recuperar los pagos pendientes de los clientes.
Para organizar el proceso de cobranza debe incluir la coordinación de los siguientes elementos:
El proceso de cobranza incluye:
- Proceso y carga de documentos, facturas, pagares, valores de cobranza
- Definición de los planes, métodos, políticas y estrategias de cobranza.
- Definición de Indicadores de cobranza, reportes y KPI´s de referencia
- Definición de las etapas de la cobranza
- Reportes de rendimiento y control sobre los métodos y estrategias de cobranzas.
- Proceso o workflow del proceso de cobranza, que coordina la gestión de cobranzas
- Coordinación y Ejecución del envio de mails, SMS y WhatsApp con mensajes de cobranza de whatsApp personalizados
¿Cuándo se inicia el proceso de cobranza?
Se inicia cuando la obligación queda en mora y el deudor no paga lo adeudado pese a haberse realizado la notificación de requerimientos de pago, así la empresa toma la decisión de iniciar el proceso buscando garantizar el pago de los valores adeudados, a través del proceso de cobranza.
Definición de las etapas de cobranza
La definición de las etapas del proceso de gestión de cobranza es: Son un conjunto de estrategias que una empresa implementa para asegurar que los clientes o deudores cumplan con sus obligaciones financieras y paguen sus facturas o deudas a tiempo.
Las etapas de cobranza permiten administrar el proceso de gestión de cobranza, agrupando a los clientes según distintos criterios. Los criterios de agrupación pueden variar según la empresa, tipo de cliente, industria, score de crédito o el criterio que elija el gestor de la cartera de cobranza. Usualmente se utilizan como criterios de el AR aging o vencimiento mas antiguo de los documentos en deuda.
Otro criterio es evaluar en que lugar del proceso de cobranza se encuentra el deudor, esto es relacionado al estado de su contacto. Etapas de la cobranza basado en Aging, supondrá un tipo de gestión para cada etapa, es decir el proceso de cobranza, las estrategias y los canales de comunicación cambiaran para cada una de las etapas. Los tipos de gestión de cobranza pueden dividirse en cuatro etapas: cobranza preventiva, cobranza administrativa, cobranza extrajudicial y cobranza judicial.
Las etapas de cobranza basada en aging o anticuación son:
Etapas de cobranza
- Etapa de Cobranza Preventiva
- Etapa de Cobranza Administrativa
- Etapa de Cobranza extrajudicial
- Etapa de Cobranza Judicial
Etapa de Cobranza Preventiva
La relevancia de la recuperación temprana radica en evitar que los clientes se atrasen en sus pagos. Para ello, es primordial identificar aquellos que muestran señales de riesgo, como dificultades financieras o historial de pagos inconsistentes. Mediante sistemas automatizados de cobranza, se pueden llevar a cabo acciones preventivas, como la segmentación de clientes y el envío automatizado de recordatorios de pago.
Etapa de Cobranza administrativa
La gestión inicial abarca el periodo desde el primer día de atraso hasta los 30 días posteriores. Durante este tiempo, se deben implementar diversas estrategias para incentivar el pago puntual, lo que requiere un seguimiento minucioso de los clientes. Los mensajes de cobranza en esta fase incluyen avisos y recordatorios dirigidos a clientes morosos, que pueden ser transmitidos mediante diversas plataformas como WhatsApp, llamadas telefónicas, correos electrónicos o mensajes de texto.
Etapa de Cobranza Extrajudical
Cuando el retraso en el pago supera los 30 días y se extiende hasta los 90 días, se inicia la intervención extrajudicial. En esta etapa, es común que la empresa informe a terceros sobre la situación, como agencias gubernamentales o agencias de crédito. Aunque el retraso en esta fase conlleva mayores costos e intereses, aún no se recurre a procedimientos legales. Es esencial elaborar un discurso de cobranza persuasivo para concientizar al deudor sobre la gravedad de la situación y presentar soluciones para evitar acciones legales.
Etapa de Cobranza judicial
El litigio legal se activa cuando no se alcanza un acuerdo entre el deudor y el acreedor. Esta fase, que implica gastos legales significativos, no es deseada por la mayoría de las empresas. Por ello, contar con una estrategia de gestión de cobranza efectiva desde etapas anteriores es crucial para evitar llegar a este punto.
Ejemplo de utilización de Etapas de Cobranza para la Gestión de Cuentas por Cobrar
El uso de las etapas de cobranza, en base a anticuación nos permitirá establecer la segmentación, es decir en que etapa esta cada cliente y luego coordinar las estrategias de contacto. En este caso la segmentación se realiza en base a etapas de cobranza, de premora, 30 días, 60 días, 90 días y mas de 90 días, que equivale a las etapas definidas arriba. Una vez que tenemos los clientes definidos en las etapas de cobranza, podremos realizar la estrategia de cobranza sobre cada una de estas etapas. El proceso de cobranza deberá respetar las políticas de cobranza de la empresa.
Ejemplo de utilización de Etapas de Cobranza para organizar los canales de contacto utilizando estrategias de cobranza.
Las estrategias de contacto, basadas en las etapas de cobranza nos permitirá que el mensaje sea personalizado e incluya link a medios de pago o acceso a un portal de clientes.
Realizar un proceso de gestión de cobranza en forma eficaz solo es posible con un sistema de cobranza como Debitia, para ello ser requiere automatizar el proceso de cobranza.
Etapas de cobranza basados en el proceso de cobranza
Los clientes cambiarán de estados y de etapas de cobranza, según su estado de gestión, esto es en que punto del proceso de cobranza se encuentra el deudor mas allá de la anticuación de la deuda, es como realizar un corte vertical y tener en cuenta, las gestiones que hemos realizado, las comunicaciones que enviamos por mail, sms, whatsapp y las respuestas o avance en la gestión que hemos obtenido. para manejar toda información, estados y procesos es que recurrimos a un sistema de cobranzas como debitia. Toda esta coordinación es efectuada por la estrategia de cobranzas.
Etapas de Cobranza según el estado de gestión en el proceso de cobranza en Debitia
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- Procesamiento de información relevante de deudas
- Validación de la política y segmentación
- Aplicar la Segmentación de la cartera
- Asignación del cliente a su etapa de gestión
- Definir y preparar la estrategia de cobranza
- Procesamiento y ejecución de la estrategia de cobranza
- Envío de comunicaciones (proceso automatizado de avisos y recordatorios)
- Coordinación de casos para gestión manual, aplicar respuestas que generan estados
- Coordinar acciones y negociaciones que aplicaremos basado en la política
- Utilización de portal de clientes que permita la autogestión
- Herramientas de monitoreo de la ejecución de las campañas y del despeño del equipo de cobranza
- Supervisión y ajustes.
Nuestra Propuesta: Ayudarlo a coordinar las Etapas de Cobranza en forma efectiva
En Debitia, comprendemos la importancia de una buena gestión de cobranzas, Nuestro software está diseñado para simplificar este proceso, Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática. Dispondrás de los indicadores de gestión de empresa en todo momento. Toma decisiones basadas en datos que permitan hacer crecer tu negocio. Envía recordatorios de pago a través de email, SMS y mensajes de cobranza por whatsapp y utilizar tu propia web de cobros (portal de clientes) para recaudar los pagos de manera sencilla.
Debitia, está presente en México y toda Latinoamérica. Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.
La utilización de las etapas de cobranza explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el software de gestión de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta automatizada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado también en Debitia.
Muy útil la definición de las etapas de cobranza y de la forma en que se segmentan los clientes. Las estrategias de cobranza se basan en las etapas de cobranza y en el estado del cliente en la gestión, entendí bien?
Gracias Karina, es correcto, Debitia realiza la segmentación de clientes en etapas de cobranza va a permitir la ejecución de las estrategias de cobranza y de contactación, saludos Juan
Hola, lo que explican serían las etapas del proceso de gestión de cobranza, es asi?
Hola Camila, Asi es !Son las etapas del proceso de gestión de cobranzas. Las etapas de la cobranza, la forma en que segmentas o divides los clientes para luego realizar el proceso de gestión de cobranza, utilizando estrategias de cobranza y canales digitales como Whatsapp o mail
Gracias por compartir las etapas de la cobraza efectiva, me quedaría entender que llaman y ¿Cuántas fases de cobranza existen?
Gracias a ti !, en muchos casos utilizan fases y etapas de cobranzas como sinónimos, respondiendo a tu pregunta: ¿Cuántas fases de cobranza existen?, los tipos de gestión de cobranza, pueden dividirse en cuatro fases: cobranza preventiva, cobranza administrativa, cobranza extrajudicial y cobranza judicial.
El proceso de gestión de cobranza que dividen en etapas de la cobranza, esta totalmente coordinado por el sistema de cobranza debitia?.
Buenos días Juan Carlos, Efectivamente, Debitia utiliza las etapas de la cobranza que se mapean en el proceso de gestión de cobranza. La estrategia de cobranza, es la que permite gestionar todo el proceso de gestión de cobranza en forma flexible y adaptable para cada empresa.
Interesante el enfoque del proceso de recupero de la cartera de cobranza y las seis etapas de la cobranza que proponen para organizar la cobranza
Gracias Gastón, a tus ordenes
Muy bueno ! , generalmente se confunden las etapas de la cobranza con los tipos de cobranza, muy buena lectura !
Hola Maria Ines, asi es generalmente se confunden, lo que comentamos en el artículo son las Etapas del proceso de Gestión de Cobranzas, mas conocido como “etapas de la cobranza”