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ESTRATEGIA DE COBRANZAS | ¿Que es? ¿Como se organiza?

ESTRATEGIA DE COBRANZAS

ESTRATEGIA DE COBRANZAS | ¿Que es? ¿Como se organiza?

Los indices de morosidad y la certera vencida nos indican que es necesario organizar el proceso de cobranza basado en una Estrategia de Cobranzas. Se ha convertido en una prioridad para aumentar la rentabilidad, reducir los costos por perdidas y el costo financiero del Capital de Trabajo expuesto. El uso de una Estrategia de cobranzas es es la forma de realizar el Proceso de Cobro en forma profesional y ordenada para lograr recuperar su dinero. Una estrategia de gestión de cobranzas permite coordinar acciones y aplicarlas oportunamente de manera de convertir la deuda exigible en activos líquidos y realizables. Por otro lado  utilizar una estrategia de cobranza permite establecer responsables, medir la eficiencia de la gestión y la respuesta de nuestros clientes morosos,  permitiendo ajustarla en función de su resultado.

Organizar la Cobranza

La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobranzas. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables. Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranza, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

Entonces, el objetivo es transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible y revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Si bien todo cliente pasa por los estados de : Llamada, contacto, compromiso y pago. Organizar ese proceso y hacerlo eficiente, requiere de un proceso organizado.

Estrategia de Gestión de Cobranzas que permita llevar al cliente por un modelo de cobro efectivo

Puedes ser una Pyme, Empresa, Banco, Fintech, Telefónica, Retail o Petrolera, en todos los casos es necesario organizar y ejecutar un proceso de Gestión ordenado que sea:

  • Predecible
  • Medible
  • Controlable

Por lo que sin importar tu tamaño, industria o tipo de clientes que tengas, ya sean personas o empresas La estrategia de cobranza  exitosa, se lograra organizando el proceso y haciendo efectivo cada uno de estos pasos. El proceso que describimos lo hemos aplicado con éxito en distintos tipos de empresas, sin embargo, nos hemos encontrado que cada empresa tiene tu receta e ingredientes que potencia alguna de las etapas y la hace este proceso aun mas eficiente.

Etapas de la Gestión de Cobranza :

ESTRATEGIA DE COBRANZAS

Estrategia de Gestión de Cobranza

1- Procesamiento de la Información

Las Empresas y Pymes suelen utilizar sistemas de ERP, los bancos, Fintech o financieras utilizan Cores.

  • Sin importar el origen de la información, ya sea de estos sistema o fuera un Excel la misión de esta etapa darle inteligencia a los datos para poder utilizarlos en forma eficiente en las siguientes etapas.
  • El proceso de convertir o extraer los datos en información útil para la gestión es una de las tareas mas complejas.  La clave para poder organizar los clientes no solo en el “vuelco diario” sino también en la coordinación posterior de tareas y ejecución del proceso de cobranzas.
  • Podemos sintetizarlo en que durante esta etapa transformaremos datos contables o de deuda en información valiosa que será la “Cartera de Mora” que utilizaremos en la gestión.

Segmentación de la Cartera

2- Segmentación de la Cartera de Cobranza

Segmentación de la Cartera de Cobranza

  • A partir de la «Cartera de Mora», se debe segmentar los clientes según varios criterios. Típicamente, se segmenta por antigüedad. Comenzamos dividiendo en 3 grupos o etapas: Pre Mora, Mora temprana 30, 60,90 y Mora Tardía.
  • Esta es la segmentación clásica y es eficiente en muchos casos, sin embrago no toma en cuenta distintos factores que pueden estar definidos en el paso anterior, sexo, edad, tipo de trabajo y los propios de la gestión.

Organizar los clientes según vencimiento de la deuda

 

Segmentar los clientes por Situación laboral

Dividir los clientes por zona geográfica.

  • De todas formas, no todos los clientes son iguales,  las condiciones en las que se les otorgó la financiación tampoco y las razones por la que que está en mora o tiene dificultades para pagar pueden ser distintas. Durante la gestión, a partir de la interacción y las respuestas podremos ir segmentándolos a partir de su intención de pago.
  • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.
  • El tipo de segmentación que podemos realizar varía en función a la industria, tipo de cliente y a los recursos que dispongamos ya sea tecnológicos como humanos. Por otro lado la interacción con el cliente retroalimentará el proceso.

3- Definición de campañas y de la Estrategia de Cobranza

  • La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión, organizando el proceso de forma de reducir tiempos y costos.

Organizar los clientes mediante segmentación – Estrategia de Gestión de Cobranzas

  • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos. Típicamente se utilizaban llamadas y visitas en persona, que son las mas costosa, por lo que utilizar canales digitales de contacto, e incluirlo en la planificación de las campañas es fundamental para reducir costos y mejorar la efectividad.
  • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance: la cantidad de gestores y los canales de comunicaciones con los que disponemos.
  • El uso de los canales digitales de contacto, que permiten realizar gestión preventiva, mejorar la contabilidad y ofrecer la autogestión de los clientes.
  • A partir de este análisis, podremos definir la estrategia de gestión de cobranza y aplicarla de manera efectiva.

4- Ejecución de la Estrategia de Gestión de Cobranzas

  • La estrategia de gestión de cobranzas se basa en un plan que involucra recursos y canales para su ejecución. Es la coordinación de los pasos para lograr que el cliente moroso pague su deuda. Coordinar los distintos tipos y canales de atención, es decir los puntos de contacto con el cliente, que aumentarán la probabilidad de cobro.
  • La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de Gestión de Cobranzas. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables.
  • La estrategia de Gestión de Cobranzas definida debe ser revisada periódicamente para asegurar que se sigue manteniendo la efectividad a lo largo del tiempo.
  • Recomendamos utilizar una rutina de automatización que nos permita asegurar la correcta ejecución de la estrategia de gestión.
  • Debemos medir el cumplimiento de la estrategia de cobranza definida y el resultado que estamos obteniendo. Esto aplica tanto a los mensajes automáticos, como a los llamados.

Estrategia de Gestión de Cobranzas

  • Los mensajes deben ser diseñados para asegurar la mayor eficiencia, logrando llegar al cliente y convirtiéndose en un disparador del pago. Sobre los clientes segmentados, elegimos como los vamos a contactar, cual será el mensaje y como iremos planificando los nuevos contactos en base a las respuestas que cada gestión obtenga.
  • Diariamente organizaremos los contactos que debemos realizar ese día y el canal que utilizaremos.
  • Con los mensajes automáticos buscamos lograr dos objetivos: uno, que el cliente tome conocimiento de un saldo impago y dos, que realice el pago o se comunique con algún gestor.

5- Gestión Personalizada / Automatizada

  • Las gestiones realizadas con operadores o gestores son las más caras. Por eso también recomendamos la gestión por medio de un portal de clientes, en donde brindemos alternativas.
  • Por ello, toda gestión de cobro comienza con mensajes automatizados que intentan conseguir la atención del cliente para luego complementarse con el contacto de un gestor para resolver el inconveniente del cliente.

6- Informes de Gestión de Cobranza / Cobro

  • Finalmente, es importante contar con diferentes reportes que nos muestren cómo se esta desarrollando la gestión, encontrar grupos de clientes donde no se está consiguiendo el efecto deseado y poder disparar campañas especificas para éstos .
  • Sobre la estrategia de cobranza estándar se utilizan múltiples estrategias de prueba y error para ir ajustando los parámetros de gestión de cobranza.
  • Se debe contar con indicadores del mercado para poder saber si nuestro resultado es acorde a lo esperado. Esto nos va a permitir ajustar los procesos de cobranza y ajustar las estrategias de cobro.

La propuesta de Debitia es ayudarlo en la Gestión de Cobranzas, reducir costos y tiempos

  • Poder automatizar la Gestión sus Cobranza desde la emisión de la factura o deuda hasta su cobro, mediante un  de sistema que permita mapear su Política de Cobranza, el seguimiento de los pagos y contacto con sus clientes.
  • Que su empresa disponga de límites y cursos de acción pre establecidos y automatizados.
  • Poder organizar las tareas  y los recursos para mantener la calidad de sus carteras, mediante un proceso predecible, medible y controlable, que registre las gestiones que usted realiza con sus clientes. Que reduzca Costos y tiempos en la empresa.
  • Ayudarlo a que pueda organizar su cartera de morosos según la complejidad de cobro, basado en la iteración y respuestas que obtenga de sus clientes y al cumplimiento de las promesas de parte de ellos.
  • Automatizar la interacción con sus clientes en los distintos canales de contacto digitales integrados.
  • Ayudarlo a organizar la próxima y mejor acción sobre cada uno de sus clientes a fin de lograr el pago.
  • Organizar la planificación y el orden en que serán contactados los clientes y la forma de priorizar según criterios relevantes para la empresa.

¿Porque es importante sistematizar la de Gestión de Cobranzas?

Estamos convencidos que mediante un PROCESO

  • organizado
  • que utilice buenas prácticas y
  • tenga soporte tecnológico adecuado,
  • permitirá potenciar a su equipo que gestionan la  cobranza.
ESTRATEGIA DE COBRANZAS

Sistema de Cobranza que aplica una Estrategia de Cobranza Efectiva

Ese es el desafío de Debitia y ya lo hemos resuelto en diferentes clientes de diferentes industrias.

 La «articulación de las Mejores Practicas» en la Gestión de Cobranzas y la disponibilidad para las empresas en forma online.

Tiene consultas, queremos saber en que podemos ayudarlo/a haga Click en la foto

Estrategia de Cobranza

Se requiere la Coordinacion de una estrategia de Cobranza.

Entonces es mediante un sistema de cobro y estrategia de cobranza que se logra.

Por lo que un Software de cobranzas simplificara la estrategia de cobranza. Debemos utilizar y aplicar una estrategia de Gestión de Cobranza.

Ademas Coordinando la utilización de una estrategia de cobranza. Entonces un Software que aplique una estrategia de cobranza. Por lo cual Sistema de cobranzas es importante, para aplicar una estrategia de cobro Software de Cobranzas Debitia, ayuda a coordinar con el software de cobranzas. Software de cobranzas digital.

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