El plan y Gestión de Cobros efectiva tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. El proceso de Gestión de Cobros eficiente, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas. Por lo que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

Todo plan de cobros debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobro. Por esta razon, en base a estos indicadores o KPI´s de cobros poder ajustar la estrategia de cobranza.  Esto permitirá ejecutando un plan de cobros y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobro.

Todo el proceso de gestión de cobros explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el programa de cobranza Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.

Haremos un introducción y definición del la gestión de cobros y luego si, explicaremos como realizar la gestión de cuentas por cobrar con WhatsApp en un software de cobranzas.

¿Que es la gestión de cobros por WhatsApp? ¿como puede impactar la gestión de cuentas por cobrar?

La automatización de las comunicaciones con el cliente se ha convertido en una de las principales estrategias que las instituciones líderes están empleando en cobranzas. En este contexto, una software de cobranzas integrado a WhatsApp, ofrece oportunidades innovadoras para las estrategias de cobranzas ya que ademas de automatizar el envió registra en la bitácora o ficha del cliente todas las gestiones. El Proceso de envío de mensajes de cobranza por WhatsApp se puede realizar desde  su cuenta personal o la corporativa.

¿Porque realizar la gestión de cobro por whatsapp?

La gestión de cobro por WhatsApp se ha convertido en una estrategia efectiva para las empresas debido a su capacidad para comunicarse de manera inmediata y personalizada con los clientes. A continuación, se presentan los beneficios y estrategias clave para implementar una gestión de cobro por WhatsApp en forma eficaz:

Beneficios de la gestión de cobro por WhatsApp:

1. Rapidez y eficacia: WhatsApp permite una comunicación instantánea, facilitando el intercambio de información y la resolución de dudas o acuerdos de pago. Los mensajes de cobro por WhatsApp tienen una alta tasa de apertura, que supera el 98%, lo que asegura que los recordatorios de pago sean vistos rápidamente por los clientes. Esto contrasta con el correo electrónico, que tiene una tasa de apertura mucho menor. WhatsApp permite una comunicación instantánea, facilitando el intercambio de información y la resolución de dudas o acuerdos de pago.
2. Alta tasa de apertura: Los mensajes de cobro por WhatsApp tienen una alta tasa de apertura, lo que asegura que los recordatorios sean vistos rápidamente. La alta tasa de apertura de los mensajes de WhatsApp es uno de los beneficios más destacados de utilizar esta plataforma para la cobranza. Según varios estudios, los mensajes enviados a través de WhatsApp tienen una tasa de apertura del 98%, lo que supera significativamente la tasa de apertura de otros canales como el correo electrónico, que ronda el 20%. Para maximizar la tasa de apertura de los mensajes de cobro, es crucial incluir contenido claro, personalizado y relevante. A continuación, se presentan los elementos clave que deben incluirse en los mensajes de cobro para mejorar su eficacia
3. Personalización: Permite personalizar mensajes según el cliente y la deuda, mejorando la eficacia en la recuperación de pagos. La personalización es un elemento clave en los mensajes de cobro por WhatsApp, ya que permite adaptar la comunicación a las necesidades específicas de cada cliente.

¿Como se hace la Gestión y plan de Cobros?:

La Gestión de Cobros, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El plan de cobros incluye:

• Gestión de documentos, facturas pendientes de cobro
• Gestión de Pagarés y valores al cobro.
• Definición de planes, políticas e indicadores de cobro
• Utilización de Políticas que regulan el proceso de cobranza
• Utilización de Indicadores que permiten controlar la evolución de la cobranza
• Reportes de Cobros online
• Proceso o workflow de Cobros, que permite ajustar la estrategia de acuerdo a cada segmento o etapa de gestión

La utilización de Políticas, Indicadores y Reportes permiten organizar el proceso de gestión de cobros

La utilización de políticas, indicadores y reportes de cobros, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobros y ejecutarla mediante una estrategia de cobro. Eso permitirá  definir y estandarizar procesos de cobro, medirlos y controlarlos.

Plan de Cobros Eficiente:

El plan de cobros eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. La base del plan de cobros es la coordinación. Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobros. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp.

¿Que son los mensajes de cobranza por whatsapp?

Los mensajes de cobranza por WhatsApp son una forma de comunicación utilizada por las empresas para recordar a sus clientes sobre el vencimiento de una factura o el pago de una deuda. Los mensajes de cobranza por whatsapp son un nuevo canal para gestionar la cobranza. 

La efectividad de un mensaje de cobranza por WhatsApp dirigido a la recuperación cuentas por cobrar y acelerar la gestión de cobros, radica en su capacidad para captar la atención del deudor y motivarlo a tomar acción de manera inmediata. Es esencial que el mensaje sea conciso y directo, evitando abrumar al destinatario con información superflua. Debitia permite elegir las variables del cliente, de deuda, vencimientos y medios de pago,  incluso incluir link a portal de clientes con todos los medios de pago disponibles, para que el cliente abone en forma online su deuda.

Al elaborar el mensaje de cobranza por whatsapp, es importante incluir los siguientes elementos:

1. Identificación clara de la empresa o persona responsable de la cobranza.
2. Mención del importe adeudado según la factura correspondiente.
3. Establecimiento de la fecha límite para el pago.
4. Recomendación de los métodos de pago disponibles, con énfasis en la opción de cobranza por WhatsApp.
5. Advertencia sobre las posibles repercusiones de no cumplir con el pago dentro del plazo estipulado.
6. Inclusión de cualquier detalle adicional que pueda persuadir al deudor para que proceda con el pago de manera inmediata.

Como vemos, la coordinación entre el armado de los templetes de los mensajes de cobranza, la automatización en el envío y la registración son las tres piezas fundamentales que hacen que esta herramienta se pueda aprovechar correctamente.