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GESTIÓN DE COBRANZAS – Metodología, Procesos y Estrategia ¿Como organizarla?

Metodología de Gestión de Cobranzas - Mora

Metodología de Gestión de Cobranzas – Mora

GESTIÓN DE COBRANZAS – Metodología, Procesos y Estrategia – ¿Como organizar  la cobranza?

Organizar la Gestión de Cobranzas con Metodología Procesos y una estrategia de cobranza, es es la forma de realizar el Proceso de Cobro en forma profesional y ordenada para administrar el cobro de deudas. Por lo que definir y establecer pasos y etapas mediante el uso de una Metodología y procesos de Gestión de Cobranzas permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.  La estrategia de cobranza define las acciones a aplicar y la coordinación de recursos a utilizar.

La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables. Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranza, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

Entonces, el objetivo es transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible y revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Si bien todo cliente pasa por los estados de : Llamada, contacto, compromiso y pago. Organizar ese proceso y hacerlo eficiente, requiere de un proceso organizado.

Introducción:

Es necesario entender que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. Es por eso que esta guía deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país. Las etapas que proponemos, pueden implementarse con éxito (y asi lo hemos hecho), tanto en Empresas, Pymes, Fintech, Bancos o Telcos o el tipo de empresa que lo requiera. Por lo que sin importar tu tamaño, industria o tipo de clientes que tengas, ya sean personas o empresas, La Estrategia de Cobranza  exitosa, se lograra organizando el proceso y haciendo efectivo cada uno de estos pasos.

El proceso que describimos lo hemos aplicado con éxito en distintos tipos de empresas, sin embargo, nos hemos encontrado que cada empresa tiene tu receta e ingredientes que potencia alguna de las etapas y la hace este proceso aun mas eficiente.

El proceso de Gestión de Cobranzas tiene que ser:

  • Predecible
  • Medible
  • Controlable

Las etapas que sugerimos para la Estrategia de Gestión de Cobranzas son:

Metodología y procesos de gestión de cobranzas

Metodología, procesos y estrategia de gestión de cobranzas

1- Procesamiento de la Información

Las Empresas y Pymes suelen utilizar sistemas de ERP, los bancos, Fintech o financieras utilizan Cores.

  • Sin importar el origen de la información, ya sea de estos sistema o fuera un Excel la misión de esta etapa darle inteligencia a los datos para poder utilizarlos en forma eficiente en las siguientes etapas.
  • El proceso de convertir o extraer los datos en información útil para la gestión es una de las tareas mas complejas.  La clave para poder organizar los clientes no solo en el “vuelco diario” sino también en la coordinación posterior de tareas y ejecución del proceso de cobranzas.
  • Podemos sintetizarlo en que durante esta etapa transformaremos datos contables o de deuda en información valiosa que será la “Cartera de Mora” que utilizaremos en la gestión.

Organizar la información

2- Estrategia de Segmentación de la Cartera de Cobranza

  • A partir de la «Cartera de Mora», se debe segmentar los clientes según varios criterios. Típicamente, se segmenta por antigüedad. Comenzamos dividiendo en 3 grupos o etapas: Pre Mora, Mora temprana 30, 60,90 y Mora Tardía.

Segmentación de clientes

  • Esta es la segmentación clásica y es eficiente en muchos casos, sin embrago no toma en cuenta distintos factores que pueden estar definidos en el paso anterior, sexo, edad, tipo de trabajo y los propios de la gestión.

filtrado por relación Laboral

  • De todas formas, no todos los clientes son iguales,  las condiciones en las que se les otorgó la financiación tampoco y las razones por la que que está en mora o tiene dificultades para pagar pueden ser distintas. Durante la gestión, a partir de la interacción y las respuestas podremos ir segmentándolos a partir de su intención de pago.
  • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobranza,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.
  • El tipo de segmentación que podemos realizar varía en función a la industria, tipo de cliente y a los recursos que dispongamos ya sea tecnológicos como humanos.

3-  Definición de campañas y de la Estrategia de Cobranza

  • La estrategia de cobranza permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión
  • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
  • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance: la cantidad de gestores y los canales de comunicaciones con los que disponemos.
  • El uso de los canales digitales de contacto
  • A partir de este análisis, podremos definir la estrategia de gestion de cobranza y aplicarla de manera efectiva.

4- Ejecución de la Estrategia de Gestión de Cobranza

  • La estrategia de Gestión de cobranza se basa en un plan que involucra recursos y canales para su ejecución. Es la coordinación de los pasos para lograr que el cliente moroso page su deuda.
  • La estrategia de cobranza definida debe ser revisada periódicamente para asegurar que se sigue manteniendo la efectividad a lo largo del tiempo.
  • Recomendamos utilizar una rutina de automatización que nos permita asegurar la correcta ejecución de la estrategia de gestión.
  • Debemos medir el cumplimiento de la estrategia de cobranza definida y el resultado que estamos obteniendo. Esto aplica tanto a los mensajes automáticos, como a los llamados.

Workflow proceso de Gestión de Cobranza

  • Los mensajes deben ser diseñados para asegurar la mayor eficiencia, logrando llegar al cliente y convirtiéndose en un disparador del pago. Sobre los clientes segmentados, elegimos como los vamos a contactar, cual será el mensaje y como iremos planificando los nuevos contactos en base a las respuestas que cada gestión obtenga.
  • Diariamente organizaremos los contactos que debemos realizar ese día y el canal que utilizaremos.
  • Con los mensajes automáticos buscamos lograr dos objetivos: uno, que el cliente tome conocimiento de un saldo impago y dos, que realice el pago o se comunique con algún gestor.

Estrategia de recupero eficiente

5- Gestión Personalizada / Automatizada – Cobranza Preventiva

  •  Las gestiones realizadas con operadores o gestores son las más caras. Por eso también recomendamos la gestión por medio de un portal de clientes, en donde brindemos alternativas.
  • Por ello, toda gestión de cobro comienza con mensajes automatizados que intentan conseguir la atención del cliente para luego complementarse con el contacto de un gestor para resolver el inconveniente del cliente.

Proceso de Gestión de Cobranza

6- Informes de Gestión de Cobranza / Cobro

  • Finalmente, es importante contar con diferentes reportes que nos muestren cómo se esta desarrollando la gestión, encontrar grupos de clientes donde no se está consiguiendo el efecto deseado y poder disparar campañas especificas para éstos .
  • Sobre la estrategia de cobranza estándar se utilizan múltiples estrategias de prueba y error para ir ajustando los parámetros de gestión de cobranza.
  • Se debe contar con indicadores del mercado para poder saber si nuestro resultado es acorde a lo esperado. Esto nos va a permitir ajustar los procesos de cobranza y ajustar las estrategias de cobro.

La propuesta de Debitia es ayudarlo en la Gestión de Cobranzas

  • Poder automatizar la Gestión sus Cobranzas desde la emisión de la factura o deuda hasta su cobro, mediante un  de sistema que permita mapear su Política de Cobranzas, el seguimiento de los pagos y contacto con sus clientes.
  • Que su empresa disponga de límites y cursos de acción pre establecidos y automatizados.
  • Poder organizar las tareas  y los recursos para mantener la calidad de sus carteras, mediante un proceso predecible, medible y controlable, que registre las gestiones que usted realiza con sus clientes.
  • Ayudarlo a que pueda organizar su cartera de morosos según la complejidad de cobro, basado en la iteración y respuestas que obtenga de sus clientes y al cumplimiento de las promesas de parte de ellos.
  • Poder interactuar con sus clientes en los distintos canales de contacto digitales integrados y automatizados de Debitia.
  • Ayudarlo a organizar la próxima y mejor acción sobre cada uno de sus clientes a fin de lograr el pago.
  • Organizar la planificación y el orden en que serán contactados los clientes y la forma de priorizar según criterios relevantes para la empresa.

¿Porque es importante sistematizar la de Gestión de Cobranzas?

Estamos convencidos que mediante un PROCESO

  • organizado
  • que utilice buenas prácticas y
  • tenga soporte tecnológico adecuado,
  • permitirá potenciar a su equipo que gestionan la  cobranza.
SISTEMA DE COBRANZAS

Sistema de Cobranzas

Ese es el desafío de Debitia y ya lo hemos resuelto en diferentes clientes de diferentes industrias.La «articulación de las Mejores Practicas» en la Gestión de Cobranzas y la disponibilidad para las empresas en forma online.

Tiene consultas, queremos saber en que podemos ayudarlo/a haga Click en la foto

Se requiere la Coordinación de Metodología y Procesos para la Gestión de Cobranzas.

Entonces es mediante un sistema de cobro y estrategia de cobro que se logra.

Por lo que un Software de cobranzas simplificara la gestión.Debemos utilizar y aplicar una Metodología y Procesos de Gestión de Cobranzas.

Ademas Coordinando la utilización de metodología y procesos de gestión de cobranzas. Entonces un Software de cobranzas. Por lo cual Sistema de cobranzas. Estrategia de cobranzas

De esta forma La metodología y procesos para gestión de cobranzas. Entonces el uso de Metodología y Procesos de Gestión de Cobranzas ayuda a aplicar el uso de Estrategia de cobranza

Por lo tanto un proceso Eficiente de cobranza.  Entonces el Software de cobranzas. por lo tanto un  Sistema de cobranzas.

Software de Cobranzas Debitia, ayuda a coordinar con el software de cobranzas. Software de cobranzas digital.

Esta entrada tiene 32 comentarios
  1. Hola, llegue aqui desde google, la empresa en donde esta?, Somos una PYME de servicios, tienen una solución para nosotros en lo referente a proceso de cobranzas?

  2. Hola, me gustaria entender mas como se coordinan o miden las acciones que se describen en el proceso, mucha gracias

    1. Hola Juan, toda la gestion se basa en acciones, respuestas, paso de tiempo y cumplimiento de compromisios asumidos por los deudores. Todo eso es gestionado por un workflow que permite organizar la tareas futuras y las estrategias de barrido de las campanias en funcion a lo que nuestros clientes quieren organizar o priorizar. Si queres organizamos una reunion o una demo remota y podes entender en detalle, saludos

  3. Queria consultar si hay forma de contactar al deudor por varios medios y poder coordinar todo eso, para no repetir llamados, etc

    1. Hola Carlos como estás?
      SI podes contactar al deudor por varios medios y podes coordinar para efectuar varias campanias tambien. El CRM se encarga que no repitas los llamados, cualquier otra duda me avisas

  4. Se actualiza a partir de un excel, con la frecuencia que gustes. En estudios de cobranzas actualizan una vez por mes, en empresas B2B una vez al dia y en tarjetas de credito y aquellos que tienen clientes del tipo B2C tambien. De todas formas se puede automatizar la carga del excel o incluso interfaces. saludos

  5. Hola ¿Se puede utilizar debitia desde tres estudios de cobranza? y que esten coordinados desde una empresa, seria para mora temprana, gracias

    1. Hola, si podes. En ese caso cada estudio trabaja independiente o coordinado en base a una estrategia comun. Tambien podrias centralizar una campaña e ir asignando a los gestores segun el capacity que requiera la estrategia.

  6. Estimados, agradezco la información que comparten, hay algun esquema que me recomienden para empezar a gestionar cobranzas en mi empresa?

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